Az osztályozási táblázat az archívumok alapvető eszköze, mivel az a többi levéltári feladat elvégzésének alapjául szolgál: leírás, értékelés, helyreállítás, terjesztés stb.

dokutekana

Aként definiálhatjuk osztályozási index a dokumentumfilmsorok alapján cégünk vagy szervezetünk.

Az osztályozási táblázat hierarchikus és logikus módon tükrözi vállalatunk funkcióit és tevékenységeit. Tartalmazza a szervezetünk által létrehozott és kezelt összes dokumentumfilm-sorozatot, tekintet nélkül azok támogatására (fényképészeti, papír, elektronikus stb.) És időrendjükre.

Ami a dokumentumfilm-sorozat? Elmondhatjuk, hogy a dokumentumfilmsorozat ugyanazon tevékenység egy bizonyos időtartamú elvégzésének eredménye, vagyis azonos formátumú dokumentumok, amelyeket időrendi sorrendben állítanak elő.

Például a dokumentumok akkor keletkeztek, amikor munkavállalókat vettek fel a „személyi akták” sorozatból. További példák a dokumentumsorozatokra: vevői számlák, beszállítói számlák, igazgatósági jegyzőkönyvek, éves beszámolók, könyvelési könyvek, projektek, bérszámfejtés stb. Bizonyos dokumentumfilmek minden vállalatban készülnek, mások pedig nem, mivel ezek az elvégzett tevékenységektől függenek.

Az osztályozási táblázat megkönnyíti a keresést, mint egyetlen besorolás, amely az összes vállalati dokumentumot tartalmazza, amely elkerüli a párhuzamokat és a szétkapcsolódásokat a vállalat háttérrel való konzultációja és az információ visszakeresése során. Is lehetővé teszi a sorozat megalkotásának kontextusának és kapcsolatának megismerését más sorozatokkal.

Az osztályozási táblázaton minden dokumentumfilm sorozat kódolt és hierarchikusan kategóriákba rendezett, az általánostól a konkrétig. Ez a kódolás lehet alfabetikus, numerikus vagy alfanumerikus, és kizárólagosnak kell lennie a táblázatunk minden szintjén.

Ezenkívül ennek a kódnak önmagában is információt kell szolgáltatnia a kategóriáról és a sorozatról. Ily módon megkönnyíti a dokumentumok ellenőrzését és visszaszerzését, egyetlen és egyértelmű kritérium alkalmazásával.

OSZTÁLYOZÁSI TÁBLÁZATOK TÍPUSA

Többféle osztályozási diagram létezik:

  • Organikus: tükrözik a a szervezet szervezeti felépítése, szolgáltatásainak, részlegeinek, adminisztratív egységeinek, osztályainak vagy irodáinak reprodukálása.
  • Funkcionális: ezek elemzésén alapulnak a társaság funkciói vagy tevékenységei, Nem kell egybeesniük annak szerves felépítésével, mivel egy osztály több tevékenységet is végezhet. Ez általában a leghatékonyabb típus, mert rugalmasabb és stabilabb, mint az organikus, mivel jobban támogatja azokat a változásokat, amelyek egy vállalat vagy intézmény pályáján és belső szervezetében bekövetkezhetnek.
  • Szerves-funkcionális: ezek a leggyakoribbak, és ahogy a nevük is mutatja, hogy a keverék a szerves és a funkcionális rendszerek között. Az ilyen típusú festményeknél a legáltalánosabb kategóriák a produkáló orgonák vagy témák, és a dokumentumfilmsorozat lóg róluk.
  • Témák szerint: tükrözi a tartalom vagy tárgy dokumentumok.

Az egyik vagy másik rendszer kiválasztásakor azt kell választanunk, amely a legjobban megfelel cégünknek. Ehhez olyan elemeket kell figyelembe venni, mint az adminisztratív dokumentumok és folyamatok stabilitása, objektivitása és jellege.

Nagyobb vagy kisebb hierarchia, vagyis több vagy kevesebb szint és alszint megléte szükségleteinktől függ.

A besorolási táblázatnak rugalmas, dokumentálható eszköznek kell lennie, amely nyitott a változásokra.

Itt van néhány példák az interneten megtekinthető osztályozási táblák közül:

AZ OSZTÁLYOZÁSI TÁBLÁZATOK JELLEMZŐI

A hatékonyság érdekében az osztályozási táblának meg kell felelnie az alábbiaknak jellemzők:

  • Össze kell gyűjtenie a vállalat által előállított összes dokumentumfilmet, függetlenül azok időrendjétől és támogatásától.
  • A besorolásnak egyszerűnek kell lennie, és azt a vállalat teljes személyzete alkalmazhatja.
  • Eredményesnek kell lennie, oly módon, amely garantálja és megkönnyíti az információk visszakeresését.
  • Rugalmasnak kell lennie. Ez azt jelenti, hogy lehetővé kell tennie új dokumentumsorozatok beépítését, és alkalmazkodnia kell a vállalat belső szervezetének és tevékenységeinek esetleges változásaihoz, anélkül, hogy a teljes táblázatot módosítania kellene.
  • Kevés a felosztás, mivel a túlzott rangsorolás növeli a felhasználók zavart, téves osztályozását és csalódottságát.
  • Próbáljon meg ne adni egy „Egyéb” szakaszt, mert ez megnehezíti a későbbi helyreállítást.
  • Hozzon létre egy kódolási rendszert, amely azonosítja a különböző osztályokat vagy kategóriákat és a dokumentumfilmsorozatot. Az ilyen kódolásnak önmagában elegendőnek kell lennie ahhoz, hogy információt nyújtson a dokumentumokról. Ez a kód lehet numerikus, ábécés vagy vegyes.

A az egyes szakaszok vagy alszakaszok címe van neki:

  • Legyen reprezentatív a dokumentumokra alkalmazott osztályozási rendszerrel kapcsolatban.
  • Tükrözze a csoportosított dokumentumok tartalmát.
  • Informatív jellegű szavakból állhat.
  • Légy rövid.
  • Legyen kizárólagos, hogy ugyanazt a címet ne két különböző szakaszban vagy alszakaszban használják.

OSZTÁLYOZÁSI Táblázat létrehozása?

Tisztában kell lennünk azzal, hogy ez a feladat sok órányi munkát igényel, de nem szabad csüggednünk, mert az eredmény megéri. Ez a munka segít azonosítani cégünk dokumentumfilm-sorozatát, és ezt alapul vehetjük dokumentációink megfelelő szervezésének és karbantartásának eléréséhez.

Ahogy azt már kommentáltuk, Az osztályozási diagram kidolgozása a szervezet, a tevékenységek és a funkciók megfelelő megértését igényli a társaság vagy intézmény. Ehhez a vállalat szervezeti diagramját, munkamódszereit, a szervezet összes tagjával folytatott közvetlen interjúkat, irodalomjegyzéket, jogszabályokat stb.

Követendő lépések:

  1. Határozza meg a szervezetünket alkotó részlegeket vagy irodákat. Ehhez megkereshetjük a vállalat szervezeti diagramját, amely tükrözi a vállalat hierarchikus felépítését és a benne lévő kapcsolatokat.
  2. Ismerje az egyes osztályok funkcióit és tevékenységeit. A funkciók elemzése lehetővé teszi az idő során kifejlesztett különböző tevékenységek megismerését, amelyek írásban tükröződnek, és így létrejönnek a dokumentumfilmek. A funkciók kialakításához tanulmányozzuk a vállalat dokumentumait és szervezetét. A nemzetközi ISDF szabvány jó eszköz e funkciók leírására.
  3. Határozza meg az egyes részlegek által létrehozott és/vagy kezelt dokumentumsorozatokat, és írja le őket, hogy részletesen tudják, ki kezeli őket, ha azok fájlok, milyen típusú dokumentumok készültek, és bármilyen más érdekes adat, amely segít megismerni és meghatározni őket.
  4. Válassza ki az osztályozási diagram típusát, amelyet fejleszteni fogunk: organikus, funkcionális vagy vegyes.
  5. Válassza ki a kódolás típusát: numerikus, ábécés vagy vegyes.
  6. Vállalkozzon és hozza létre a ranglistát.

Néhány ajánlások fontos:

  • Táblázatunk címének reprezentatívnak kell lennie és önmagukban adnak információt az általuk hivatkozott dokumentációról.
  • Jobb, ha nem ismételed meg a címeket, még akkor is, ha különböző kategóriákba tartoznak, a zavart elkerülése érdekében a dokumentumok osztályozása és visszakeresése során.
  • Nem tanácsos a "Különböző" szakaszokat felvenni, mivel végül zsákként használják, ahová az összes dokumentum eljut, és nem ismert, melyik epigráfba sorolandó, ez a tény nagyban hátráltatja későbbi helyreállításukat.

Amint láthatja, csak a társaságunk tevékenysége által generált dokumentációval kapcsolatos információk gyűjtésekor kell teljes körűnek és türelmesnek lenni. Ehhez elengedhetetlen az összes munkavállaló együttműködése.

Készítettem egy infographic amely összefoglal mindent, amit ebben a bejegyzésben kitettek. Megtekintheti az alábbi Infographic linken: Mi az osztályozási táblázat és hogyan kell csinálni?

Remélem, hogy ez a bejegyzés érdekes és hasznos volt az Ön számára. Vállalkozása rendelkezik-e már osztályozási táblázattal?