Az információ nagyon fontos szerepet játszik a vállalatok versenyképességében és az innováció területén. Ezért létfontosságú, hogy megbízható és naprakész információk álljanak rendelkezésre a megfelelő időben. Ez segít a vállalatoknak hatékonyabb és jövedelmezőbb döntéseket hozni.
Az üzleti környezetben sok információt kezelnek különböző területekről, amelyekbe sorolhatjuk:
- Környezeti vagy külső, amely a környezetből a vállalatba jutó információ. Ez a csoport magában foglalja a kulturális, tudományos, műszaki, gazdasági, jogi, politikai, társadalmi, demográfiai és természeti erőforrásokkal kapcsolatos információkat. Információt nyújt a gazdasági vagy társadalmi forgatókönyvről, segít meghatározni a vállalat kockázatait és lehetőségeit.
- Belső: ezt generálja és terjeszti magában a vállalat, annak dolgozóinak köszönhetően. Ez lehetővé teszi a szervezet erősségeinek és gyengeségeinek meghatározását. Nagyon fontos olyan eszközöket használni, amelyek lehetővé teszik ezen információk összegyűjtését, hogy a szervezet minden tagja megoszthassa és hozzáférhessen hozzájuk. Ennek kezelésére jó módszer a vállalat intranetén keresztül, megkönnyítve annak folyékonyságát és elkerülve a párhuzamosságokat.
- Társasági Ez az, amelyik elhagyja a vállalatot külföldön, és ezért kapcsolódik a beszállítók, az ügyfelek és általában a környezet számára nyújtott imázshoz. Ez lehetővé teszi azt is, hogy hasznos információkat nyújtson annak a közösségnek, amelyhez a szervezet tartozik. Ez a fajta információ nagyon fontos, mert ettől függ a környezet véleménye a vállalattal kapcsolatban.
Ennyi információ birtokában nagyon fontos a megfelelő dokumentumkezelés és a jól szervezett fájl.
Ennek köszönhetően a vállalat gyorsan hozzáférhet a megbízható, legális és naprakész információkhoz. Mi lehetővé teszi, hogy jó döntéseket hozzon, amelyek garantálják a vállalat jövedelmezőségét. Hasznos lesz az ügyfelekkel és szállítókkal felmerülő esetleges jogi viták megválaszolása is.
MIT JÓL SZOLGÁLTATOTT FÁJLOK?
A jó dokumentumkezelés és a jól rendezett fájl sok versenyelőnyt jelent a vállalat számára, például:
- A vállalat által előállított és kezelt dokumentumokat mindig megtalálják.
- Gyorsan elérheti a dokumentumokat és az azokban található információkat.
- Csökkentse a döntéshozatal bizonytalanságát a vállalat napi vezetésében.
- Takarítson meg egyértelműen és egyértelműen az azonosítatlan dokumentáció keresésekor felhasznált idő és személyzet költségeit.
- Csökkentse a dokumentáció karbantartásának és kezelésének költségeit.
- Optimalizálja a helyet a létesítményekben.
- Legyen egyértelmű iránymutatás a vezetendő dokumentumokról és nyilvántartásokról, valamint azokról, amelyek megsemmisíthetők, mivel feleslegesek.
- Ellenőrizheti a dokumentumokhoz való hozzáférést, biztosítva a bizalmas adatok bizalmas kezelését.
- Egyértelműen azonosítsa az elavult másolatokat és dokumentumokat, az eredeti dokumentumokat jól őrezve.
ARCHIVÁLIS ESZKÖZÖK
A legfontosabb fájlok, amelyek segítik a megfelelő fájlkezelést, a következők:
- Osztályozási diagram: alkalmazkodik az Ön által képviselt szervezethez. Segít az összes dokumentumfilm-sorozat azonosításában és az osztályozási kritériumok egységesítésében. Nem kell, hogy bonyolult legyen, vagy túl sok legyen.
- A dokumentum életciklusa: ez egy olyan dokumentum, amely tartalmazza a vállalat által kezelt összes dokumentumfilm-sorozatot, valamint annak dokumentációs pályáját (leírás, ki állítja elő, transzferek, lejáratás stb.).
- Írásbeli és naprakész eljárások a besorolásra és megrendelésre, a kihúzásra, az átadásra stb.
- Leltár az állományunkat alkotó sorozatokról és fájlokról, megjelölve azok helyét.