között

Először is, köszönöm Évának, hogy kommentben rámutatott (nagyon találóan, abból, amit kutatni tudtam), hogy gyakran nehéz különbséget tenni a fontos és a sürgős feladatok között Napról napra. Ezért született ez a cikk.

A termelékenység terén már sokat írtak arról, hogyan kell kezelni az egyes típusokat. Elég felesleges azonban elmagyarázni, hogyan kell eljárni ennek a két osztálynak a feladataival, ha nem tudjuk, hogyan lehet őket kezdetben besorolni. Mea culpa és ezer köszönet a figyelmeztetésért.

Valójában ez nem olyan bonyolult dolog, de ha szinte azonnal meg akarjuk csinálni, hogy ne merítsük el teljesen haszontalan sorokkal a tennivaló listáinkat, kezdjük az elején.

A meghatározások

Ne hagyd, hogy meséljenek a csatákról, a különbség könnyű, és ha bizonyos esetekben kételkedsz, bármennyire is ritkán, akkor nem teljesen világos a koncepció. Ezért megyünk a definíciók mellett, amelyek minden érvelés alappillérei.

Sürgős feladat

A sürgősség minőség az időhöz társítva. Növeli, mivel kevesebb idő jut a határidőre, és a feladat mennyiségétől függően.

  • Két olyan feladat közül, amelyek teljesítése egyidejűleg szükséges, a legsürgetőbb az a feladat, amelynek az előírt határideje van.
  • Két azonos határidővel rendelkező feladat között a legsürgetőbb az a feladat, amely a leghosszabb ideig tart.
  • A feladat határidejének elhalasztása kevésbé sürgős.
  • Ha úgy találja, hogy egy feladat hosszabb lesz, mint gondolta, sürgetőbbé válik.
  • Az a feladat, amelynek nincs határideje, soha nem lesz sürgős.

Mint láthatja, a nyelv nem segít. Amikor azt mondjuk, hogy egy feladat sürgős, azt értjük, hogy "nagyon sürgős", míg amikor azt mondjuk, hogy egy feladat nem sürgős, akkor azt kell mondanunk, hogy "nem túl sürgős".

Attól a pillanattól kezdve, hogy határideje van, a feladat legalább kissé sürgős.

Fontos feladat

A fontosság minőség következményekkel jár. Egy feladat fontossága növekszik, ha a kudarc következményei is nőnek. Más szavakkal, egy feladat csak akkor fontos, ha súlyos következményei vagyunk, amelyeket annak elmaradása szenved.

  • Két hasonló következményekkel járó feladat, függetlenül a terheléstől vagy a nehézségtől, egyformán fontos. (Például: a jelentés megírása ugyanolyan fontos, mint a megfelelő emberhez eljuttatása)
  • Két feladat között, bár egyáltalán nem hasonlóak, a legfontosabb mindig az lesz, amely a legsúlyosabb hatásokat okozza, ha nem fejezik be.
  • Még akkor is, ha a feladat nem változik, a következmények változhatnak. Ha igen, akkor a feladat fontossága is változik (növekszik vagy csökken).

Hogyan lehet megkülönböztetni a sürgős feladatot egy fontos feladattól?

Ha jól értette a fentieket, látni fogja, hogy ennek a közös kérdésnek nincs értelme. A feladat fontossága és sürgőssége attribútumok. Ahogy az ember egyszerre lehet okos és rövid, ugyanúgy sürgős és fontos is lehet egy feladat.

Ráadásul e két tulajdonság egyik sem fekete vagy fehér, de egész szürke skálájuk van. Az egyik tengelyen van a feladat sürgőssége, a másikon pedig a fontossága. Nagyon sürgős és nem túl sürgős között számtalan köztes szint létezik. Ugyanez történik a fontossággal.

Hogyan mérhető a sürgősség

Megadom neked azt az intézkedést, amelyet a feladatok megszervezéséhez használok a legkevésbé sürgősig. Mint korábban kifejtettem, egy feladat annál sürgõsebb, minél hosszabb, és annál kevesebb idõ van hátra.

Ebből arra lehet következtetni, hogy a lehető legkevésbé sürgős feladat az, amelyet azonnal elvégeznek (0 másodperc), vagy amelyre végtelen idő van hátra (ami a való világban azt jelenti: nincs határidő).

Ezt szem előtt tartva ez a sürgősségi intézkedésem:

Ebből arra következtetünk, hogy az összes feladat 0 és 1 között lesz, mindegyik jelentése:

  • 0: Nem sürgős és soha nem is lesz
  • 1: Abszolút minden idejét erre a feladatra kell fordítania, különben nem tudja befejezni a határidő lejárta előtt

Végül néhányan elgondolkodhatnak: De mi történik, ha megtudom, hogy a sürgősség nagyobb, mint 1? Ez azt jelentené, hogy a feladat időtartama több, mint a hátralévő idő. Mint nyilvánvaló, ez már lehetetlen feladat.

Ne pazarolja az erőfeszítéseket olyasmire, amely nem működik, vagy éppen ellenkezőleg, tárgyaljon a határidő meghosszabbításáról.

És a fontosság?

A fontosság rendkívül szubjektív, abszolút rajtad múlik. Nincs objektív intézkedés.

Tudom, hogy ez a következtetés kissé kiábrándítóan hangozhat, de a valóságban éppen ellenkezőleg, azt javaslom, hogy folyamatosan ellenőrizze, mit tart fontosnak vagy nem fontosnak. Ha valaki megváltoztatja az egyes feladatoknak tulajdonított fontosságot, akkor közvetve ellenőrizheti, hogy mit csinál.

Amikor édesanyád azt akarta, hogy gyerekkorában megeszel egy tányér lencsét, azzal fenyegetőzött, hogy otthagy téged anélkül, hogy elmennél játszani. Modellünkben ez nem több és nem kevesebb, mint a kontextus megváltoztatása. Az éhség következménye az volt, hogy utána nem tudtunk játszani. Ezért végül a feladatot fontosabbnak vélte. Ijesztő így látni, mi? Szerencsére anyáink megcsinálták, mert a lencsében sok a vas!

Ezért mondom, hogy nem csak nem adok módszert a fontosság megrendelésére, hanem arra is biztatlak, hogy kizárólag Ön legyen az egyetlen, aki meghatározza.

Mit gondolsz?

Az alapokon kívül fontos, hogy megtartsa a fontos következtetéseket. Ha belefoglalja ezt a modellt gondolkodásmódjába, akkor a feladatok rangsorolásakor néhány nyilvánvalóbb döntést fog látni.

Gyakran az is nehéz, hogy nem annyira különbséget teszünk a sürgős és a fontos között, mint abbahagyni a gondolkodást. Csak most, hogy minden világos, mind a meghatározások, mind az egyes dolgok jelentik, remélem, hogy elviselhetőbb feladatnak találja. Szerinted felveheti a szervezetébe? Ha nem biztos abban, hogy hol kezdje el alkalmazni, ne feledje, hogy az útmutató Hogyan szervezhetem magam? több ötlete van, hogy hol kezdje.