Manapság minden olyan vállalatnak meg kell tennie, amely megfelelő versenyszint elérésére törekszik rugalmasabbá tegye a folyamatait, termékeiket a teljes vásárlói elégedettséghez igazítják és irányítják, javítják a terjesztést és korszerűsítik kommunikációs mechanizmusaikat. Ehhez a céljaira kell összpontosítania a maximális hatékonyság, minimalizálja a költségeket, minőségi kiválóság elérése és versenyképes árak a piacon. Ehhez elengedhetetlen olyan információs rendszerek megléte, amelyek lehetővé teszik a vállalat, annak minden területének és tevékenységének eredményeinek megismerését, megkönnyítve az említett stratégiai célok alapján történő döntéshozatalt.
Éppen ezért ma kulcsfontosságú a pontos információkon alapuló irányítási eszközök használata, amelyek segítenek a stratégiai és operatív döntések megalapozásában.
Tartalomjegyzék
A költségrendszer
A legtöbb vállalatnak több irányítási eszköze között van valamilyen "költségrendszer". Sokan vannak, akiket nehéz pontosan meghatározni mire való, figyelemmel kíséri végrehajtásukat és értelmezi az általuk kínált információkat.
Bármi legyen is költségrendszer (a továbbiakban: SC) beültetve egy vállalatba, a tapasztalatok azt mutatják, hogy mindannyian azonos összetettséggel rendelkeznek: szükség van az egyes vállalatok követelményeinek, ágazatának és jellemző folyamatainak testre szabására. Pontosan az egyedi tervezés és paraméterezés ebben a szakaszában történik több hiba.
De melyek a leggyakoribb hibák, és hogyan kerülhetjük el ezeket? Lássuk, mit találtunk néhány ügyfelünknél.
1. Összevissza a számlázott és az eladott
Egy alkalommal találkoztunk a költségrendszer Nagyon különleges. Alapvetően azt feltételezték, hogy a számlázott összeg megegyezett az eladottéval, és azt feltételezték, hogy az FB által elemzett eladási adatnak egy időintervallumnak meg kell egyeznie azzal a számlázott összeggel, amelyet az eredménykimutatás ugyanarra az időszakra tükröz.
Ebben az esetben a két fogalom közötti különbség nem volt egyértelmű; Különböző összegek, és nem szabad megpróbálniuk kiegyenlíteni, mert nem azonosak. Alapvetően nem vették figyelembe, hogy a számlázás tartalmaz számlaengedményeket, rappeleket és más fogalmakat, amelyeket az eladás összegére alkalmaznak, és amelyek általában nem gondolnak analitikai SC-re, ahol az eladások pusztán tükröződnek.
Ebben az ügyfélben állandó zűrzavarok voltak, az igazgatók és a vezetők bizalmatlanságra késztették az SC-t, sok időt és erőforrást szánva, röviden: költségek, hogy megpróbálja felderíteni e különbségek okait, az analitikai rendszer lehetséges hibáinak felkutatásáig, amíg fel nem ismerik és ki nem javítják.
2. Nincs 100% -os nyomon követhetőség a gyártás terén, az SC tervezése csak egyes ügyfelek számára
Több projektben elemeztünk különböző SC-ket, amelyek nem vették figyelembe az eladások 100% -át. Ezekben az esetekben az FB a Pareto tételéhez hasonló érvelés: "Vállalkozásom irányításához elegendő ügyfeleim 20% -át ellenőrizni, akik az eladásaim 80% -át adják ...", és így csak az ezeknek az ügyfeleknek megfelelő termékek vagy szolgáltatások kerültek be.
Annak érdekében, hogy az FB-től - az összes ügyfelet is beleértve - megkapjuk a teljes eredményt, kiszámították az árbevétel 80% -ának és az eredménykimutatás teljes forgalmának a kapcsolatát. Ezzel a tényezővel, amely általában 1,05 és 1,1 között volt, a költségeket és az eredményt előre jelezték. Vagyis nemcsak a fogalmi hibája volt megegyezzen azzal, amit számláztak, és azt, amit eladtak, első hiba, de azt is feltételezték, hogy az SC-ben nem szereplő ügyfeleknek történő értékesítés ugyanolyan különbözetet eredményezett, mint a 80% -kal, lineáris vetítéskor.
Ez okoz nagy eltérések valósággal és ezért felülírja a globális információ értékét az SC-től kapott.
3. A termelési folyamatok és követelményeik ismeretének hiánya
Bár egyértelműnek tűnik, hogy azoknak, akik CS-t terveznek, pontosan ismerniük kell a vállalatuk által értékesített termék kidolgozásának vagy gyártásának folyamatát, a tapasztalatok azt mutatják, hogy ez nem így van.
Az élelmiszeripari szektor egyik vásárlójában kiderült, hogy az általuk kezelt SC nem tartalmazza a gyártási folyamat veszteségeit. Ebben az esetben olyan alapanyagokat dolgoztak fel, amelyek gyártott termékeket eredményeztek, így az előkészítési, főzési és keverési folyamatok veszteségei nemcsak elkerülhetetlenek, hanem nagyon jelentősek is voltak. Az, hogy ezeket nem vették figyelembe, különbségeket generált az FB és a valóság között, amelyek jelentős értékeket értek el, és nemcsak az FB érvényességét, hanem a vásárlási igények tervezését és a kincstár tervezését is érintették, mivel ugyanazok a követelmények a vállalat többi vezetési eszközében használták.
Ebben az esetben a rendszertervezők teljesen nem voltak tisztában a valódi folyamatokkal és az egyes termékek kidolgozásához szükséges erőforrásokkal, és a kezdeti elméleteken alapultak, ellentétben, amelyben nem volt hulladék vagy pazarlás. Végül az információ nem tényleges mintákon vagy méréseken alapult, hanem egyszerűen csak azokon ideális teoretikusok ellentét nélkül.
4. "Elméleti receptek" vs "igazi receptek"
Nagyon gyakori eset az eltérés az FB-ben nyilvántartásba vett termék kidolgozásának vagy gyártásának „receptje” és az azt előállító vagy alkotó üzemeltető által ténylegesen kezelt recept között. A „hulladék” fogalmának elkülönítése az élelmiszerekben, például az áruk vagy szolgáltatások összeállításához vagy előállításához szükséges erőforrások felsorolása „recept” néven ismert. Sok esetben a CS tartalmaz olyan személyi, gépi vagy anyagigényeket, amelyek nem felelnek meg a ténylegesen elfogyasztottaknak, ezért a CS-ből kivont eredmények tévesek és nem felelnek meg a valóságnak.
A probléma abban rejlik, hogy tudományos alap hiánya a kezelt adatok egy része, nem az információk és módszerek rendszerére alapozva, az elfogyasztott mennyiségek mérésével, amelyek tükrözik a gyártási folyamatok valóságát.
Ezek többnyire hibák a "recept" egyes összetevőiben, amelyek az alkatrészek vagy a termékek újratervezésének bizonyos arányú változásai miatt nem frissülnek a költségrendszerben. Bár a receptben totális hiba történt, egy termék fogyasztását teljesen máshoz társították.
5. A tényleges termelékenységi szint figyelmen kívül hagyása
Számos olyan ügyfél CS, akikkel a költségekkel kapcsolatban már volt együttműködés, optimális modelleken vagy szabványokon alapul, ahol feltételezzük, hogy a folyamat „100% -ban hatékony”. A számítás idején ez azt feltételezi, hogy a tervezettnél nincsenek újrafeldolgozások, minőséghiány, hibák vagy telítettségi szintek, amelyek következményként alacsonyabb termelékenységi fok a számításnál használtra.
Általában ez a a munka nem mérése. A folyamatos értékelés és fejlesztés kultúrája nem túl elterjedt, és ritkán találunk olyan vállalatokat, ahol mérlegelik a gyártóüzem valós állapotát és az egyes gyártások költségeit, szembesülve a megfelelő költségnek tekintett eltérésekkel, minimalizálja őket.
6. Tartalmazza a "matracokat"
Vannak más esetek, amikor a CS bizonyos korrekciós tényezőket alkalmaz, amelyek valós hatástalanságként kívánnak működni a gyártási folyamat minden szakaszában. Sok olyan ügyfél létezik, amelyeknél ilyen típusú kiigazításokat találtunk. Néhány példa: az összes nyersanyagra 5% -os pluszköltség alkalmazása esetleges anyagvesztés vagy -veszteség miatt, a gép egységköltségének további 15% -kal történő növelése abban az esetben, ha leáll a gép, vagy 20% -kal a személyi egység költsége További% áldozatok, termelékenységvesztés vagy nem tervezett visszaesés esetén. Ezekben az esetekben a kiigazítások nem feleltek meg egyetlen mérésnek sem, és csak számokat vettek fel, vagy annak érdekében, hogy megpróbálják valósággal „négyzetesíteni” az SC-t, vagy eleve biztosítani a valósnál magasabb költségeket, és így elkerülni a költség alatti költségvetést. . Ily módon a jól ismert "pufferek" keletkeznek az SC minden fázisában, amelyek mindegyikben növelik a termék értékelését, és egyre inkább deformálják a valóságot.
Ez a típusú tartalék nagyon gyakori azokban a vállalatokban, ahol a költségvetés az SC-n keresztül történik. Ily módon csak nem valós költségek vannak, amelyek torzítják a belőlük kinyert információkat, ismét érvénytelenítve a költségrendszerekből készített eredmények és jelentések érvényességét. Fontos különbséget tenni az árképzési eszközök és a költség rendszerek megfelelő.
7. Hiba a nyersanyagok és a segédanyagok egységköltségében
A másik ismétlődő hiba a az egységköltségek frissítésének hiánya az SC-ben szerepet játszó alkatrészek vagy nyersanyagok. Sokszor nem frissülnek a vételárak, a szolgáltatók árai, vagy egyszerűen az adott vásárlásnál alkalmazott kedvezmények változása stb. Az alábbiakban felsoroljuk a valós ügyekre vonatkozó példákat, amelyek különböző ügyfeleken találhatók:
- Az FB nyersanyagainak árai nem vették figyelembe a származás, a szállító veszteségeit. Az egyeztetett vételárat adta meg, és nem az egység tényleges árát. A csöveket 20 kg-os zsákokban vásárolták a vételár 1 €/kg és a tartály súlyától elkülönített nyersanyag tömegét nem ellenőriztük, ebben az esetben eltávolítjuk. Valóban, a csomag súlya 20 kiló volt, de valójában 19,7 kg csövet tartalmazott, mert a zsák súlya 300 gramm. Ebben az esetben az a A közvetlen költségek 3% -a az alapanyagtól a csövekkel készített bármely termékig.
- Más esetekben Beszerzési árak nyersanyagok nem a rendszer számítási egységein kívüli beszerzési egységekben jelentek meg, torzítva a valós költségeket. Egyes ömlesztve vásárolt nyersanyagok kilogrammonkénti költségei összekeverhetők a termékegységek költségeivel, amelyeket több különböző súlyú edényben, dobozban vagy csomagban vásárolnak.
- Is a vételi egységek zavarosak néhány asszisztens piacképes termékegységekkel, például némi csomagolással. Egy kliensnél azt tapasztaltuk, hogy az eladási egységet számolták be, ebben az esetben egy zacskó snack volt, a rugalmas csomagolás négyzetméterének vásárlási egységköltsége, a csomagolás által elfogyasztott négyzetméter költség helyett. torzította az említett snackre elszámolt költségeket, és ezért az adott termékkel végzett összes művelethez elért eladási árrést.
8. Ne vegye figyelembe a "másodlagos" költségeket
Ugyanilyen gyakran előfordul, hogy a nem reprezentatív járulékos költségeket nem veszik figyelembe a programban termékbotrány. Önmagában a botrány a a nyersanyagok és az implicit költségek kapcsolata egy gyártott termék nettó költségeinek megismerése. Bizonyos esetekben a kisegítő jelentőségű közbenső gyártási fázisú segédszemélyzet vagy gépek költségei elmaradnak egyes termékek kiszámításakor, amelyek nincsenek rögzítve az összes produkcióhoz, és ezért más ütemtervet generálnának. Sokszor előfordul, hogy a számítási modellek egyszerűsítésével és más új termék bejegyeztetésével ezeket a „másodlagos” költségeket elvetik.
Az üzembe való belépés előtti szakaszok, mint például az anyagok kirakása vagy az anyagok előkészítése, általában nem tartoznak az FB-be annak ellenére, hogy jelentős költségeket jelentenek a vállalat számára, főleg a személyzet számára.
9. Ne vegyen figyelembe különleges termékeket
Valami hasonló történik a standard és a speciális termékekkel. Néha speciális termékek általában úgy tekintenek rájuk, mint amelyek a teljes termelési volumen elég kicsi részét képviselik, így annak ellenére, hogy hozzáadunk egy speciális attribútumot, amely különbözteti őket a standardtól, lebecsülik őket, következésképpen nem tartoznak az SC-be.
A tapasztalatok azonban azt mutatják, hogy ezek a különleges termékek fogyaszt, a közvetlenebb erőforrások mellett - mint például a nagyobb munkaerő a nagyobb összetettség vagy a jobb minőségű alapanyagok miatt - sokkal több plusz idő a termelést tervezőktől, a marketing csapattól és egyéb belső tevékenységektől. Ezért jelentős jelentőségre tesznek szert, amikor következtetéseket vonnak le a programról üzleti egység vagy termékcsalád teljesítménye Konkrét.
10. Nem tudni, mely számlák szerepelnek.
A gyártási kiadások némelyikének hiánya a költség rendszerek általában a tényleges kiadások és az analitikus könyvelésben megjelenített különbségek másik oka, amelyek bizalmatlanságot generálnak a CS iránt.
Az egyik projektben ezt észlelték különféle főkönyvi számlák az eredménykimutatásban gyártási költségnek kell tekinteni, például hulladékkezelés vagy laboratóriumi ellátás és minőség-ellenőrzési vizsgálatok, semmilyen gyártást nem érintettek ha nem lenne velük az FB. Egy év alatt az FB által elszámolt teljes gyártási költségek és a nyilvántartott költségek közötti különbség meghaladta a 115 000 eurót.
Ebben az esetben egyértelmű tervezési hiba volt a számviteli számlák meghatározási szakaszában, amelyek gyártási költségként szerepelnek annak érdekében, hogy később megfelelő módon összehasonlíthatók legyenek az eredménykimutatással.
Röviden, számtalan eszköz létezik, amelyek célja támogatni és megkönnyíteni az irányítást. Ahhoz, hogy ezek elérjék célkitűzésüket, előzetesen meg kell érteniük, mit csinálnak, gondosan elő kell készíteniük az információkat, amelyeken alapulniuk kell, és egy profi csapattal kell rendelkezniük tervezésük és megvalósításuk érdekében.
A helyes kulcs a költségrendszerek paraméterezése Ez garantálja a kinyert információk sikerét és azok értelmezését a legmegfelelőbb döntéshozatalhoz. Egy nem hatékony információs rendszer ronthatja az erőfeszítéseket az eredmények optimalizálása érdekében.
Carla Bassó de Alburquerque