Minden nap meg vannak írva körülbelül 269 milliárd e-mailt az egész világon, amelynek többsége a mindennapi munka része. Azonban még mindig sok olyan felhasználó van, aki továbbra is ugyanazokat a hibákat követi el e hivatalos e-mailek írása során, ami a vevő elégedetlenségét idézi elő, mivel a hiányzó mintának tekintik azokat a szövegeket, amelyekből hiányzik a feladó és a címzett közötti kapcsolat típusára jellemző udvarias stílus. professzionalizmus és egyúttal tönkreteszik annak eredményességét, aki megkapja az üzenetet. Eric Horvitz amerikai kutató tanulmányában biztosítani kell, hogy egy ilyen típusú írásos kommunikáció megkapása után egy személy átlagosan akár 15 percet is igénybe vehessen, hogy teljes mértékben újra koncentráljon az általa végzett tevékenységre.

ionos

  1. Hogyan lehet professzionálisan e-mailt írni?
  2. A szakmai e-mail felépítése és tartalma
    1. Első lépés: az ügy
    2. Második lépés: a címsor
      1. Mekkora az alakiság, amelyet be kell tartani?
      2. Hogyan üdvözöljem a címzettet?
      3. Kit köszönthetek először?
      4. Mi a teendő, ha nem tudom a befogadó nemét?
      5. Milyen írásjelek kísérik a címsort?
    3. Harmadik lépés: a bevezetés
    4. Negyedik lépés: a test
    5. Ötödik lépés: a következtetés
    6. Hatodik lépés: Búcsú
    7. 7. lépés: az aláírás
    8. Nyolcadik lépés: mellékletek
  3. Szóval, igen: példa egy professzionális e-mailre
  4. Hogyan írjunk jól egy e-mailt: mi az és mi nem megfelelő?

"Megállapítottuk, hogy a résztvevők átlagosan közel 10 percet töltöttek a riasztások okozta kapcsolókon, és átlagosan további 10-15 percet töltöttek (a megszakítás típusától függően), mielőtt visszatérnének a megszakított feladatra összpontosító tevékenységre."

Bár még bosszantóbb, ha az e-mail rosszul van megírva, kaotikus és szétválasztott szerkezetű vagy egyszerűen lényegtelen. Annak elkerülése érdekében, hogy ebben a nagyon ismétlődő kommunikációs módszerben tévesen lépjünk, néhány irányelvet figyelembe kell venni.

E-mail saját domainnel

Személyre szabott e-mail címmel és saját domainjével kényszerítse vállalkozását önmagáért beszélni!

Hogyan lehet professzionálisan e-mailt írni?

A válasz egyszerű: előtte vigyázni és reflektálni. A címzett könnyen értékelheti a küldő professzionalizmusát és figyelmességét, ha egy e-mailt megfelelően készítenek, ami különösen megéri a szakmai világban, annak ellenére, hogy több időbe telik annak összeállítása. Mindig írja meg az e-maileket tömör és ne felejtsd el, hogy a szövegnek lennie kell tájékoztató és be kell nyújtania a világos szerkezet. Adja meg az e-mail okát, és segítse a címzettet annak megértésében.

A jó, ha röviden kétszer jó. Fontos, hogy az üzenetet tömören írja meg, az udvariasság formáinak figyelmen kívül hagyása nélkül. Van neki a lehető legrövidebb, mert a szöveg csökkentésével a lényeg kifejezésére korlátozódik, és így megkönnyíti az olvasó számára a legfontosabb információk kinyerését. Hasonlóképpen mindkét fél kevesebb időt tölt el, mivel a feladó kevesebbet ír, és a címzettnek nem kell olyan sokáig olvasnia.

Még több időt takaríthat meg, ha nem ír felesleges e-maileket, amelyek gyakran előfordulnak ebben a három helyzetben:

Ugyanolyan fontos, mint az e-mailekben írt szövegek rövid és tömör jellege udvariasság és a alakiságok alkalmazzák rájuk, különösen a szakmai környezetben. Semmibe sem kerül egy hivatalos beszéd beírása, kérjük, kérdezze meg, köszönje meg és búcsúzzon el megfelelően, és bár ezeket az irányelveket a szükségesnél gyakrabban kerülik el, a 21. században még mindig nagyra értékelik őket. E-mail küldésekor ennek oka van: információkat kérsz, időpontot akarsz kijelölni, vagy egyszerűen csak azt akarod, hogy a címzett vegye figyelembe az elküldött információkat, különösen, ha éppen te válaszolsz egy üzenetre. Ezért ajánlott figyelni az ilyen típusú szöveg jellemzőire, mivel ezek növelik annak esélyét, hogy a címzett komolyan vegye az üzenetet, és úgy döntsön, hogy válaszol.

8 alapvető szabály a jó e-mail íráshoz:

  1. Válasszon vonzó témát
  2. Használjon megfelelő fejlécet
  3. Az elején említse meg a legfontosabb információkat
  4. Kompakt és strukturált módon jeleníti meg a tartalmat
  5. Használja a listákat és emelje ki a tartalmat a könnyebb olvasás érdekében
  6. Válasszon konzisztens betűméretet és stílust
  7. Végezze el az e-mailt egy megfelelő búcsúval
  8. Végül adja hozzá az e-mail aláírását és a mellékleteket

A szakmai e-mail felépítése és tartalma

A levelekhez hasonlóan az e-mailek is bizonyos struktúrát követnek. Mivel az olvasók képesek ráismerni, a várakozásoknak megfelelően kell rendezni e "digitális levelek" tartalmát, és ezáltal megkönnyíteni a címzett számára a szöveg áttekintését.

Első lépés: az ügy

Minden e-mail elején található a tárgysor, amelynek célja, hogy tömören eljuttassa az olvasóhoz az üzenet tárgya. Fontossága ellenére azonban gyakran feledésbe merül. A postai levelekkel ellentétben az e-mail forgalomban a téma közvetlenül látható a beérkező levelek mappában, ami nagyon hasznos, mivel lehetővé teszi a címzett számára, hogy meghatározza az üzenet sürgősségét, valamint megkereshesse vagy rendezhesse a beérkezett üzeneteket. Itt van néhány példákalkalmas ügyek:

  • Találkozó: A hónap mérlege/03.03./10: 00
  • Coaching: szakszolgálatok
  • Április 7-i értekezlet összefoglaló
  • Információs informatika: XY szoftverfrissítés

Ezekkel a példákkal az olvasó felismerheti az üzenet törzsében lefedendő témát. Ezenkívül az ügyben ismerheti a kapott információk sürgősségét is.

Ezért NEM ajánlott olyan témát írni, amely nem a szöveg tárgyára koncentrál, túl hosszú vagy passzív agresszív üzenetet mutat:

  • Sürgős. (Célszerű lenne meghatározni, hogy mi sürget.)
  • Kérés (lehetőleg jelezze a kérést.)
  • Néhány kérdésem volt a múlt pénteki találkozóval kapcsolatban a szállodában (főleg okostelefonok esetében a tárgysor nagyon lecsökken, ezért ajánlatos rövidebb ideig feltenni)
  • Re: Üzleti ebéd (Néha egy adott témájú e-mailből átkerül egy másiknak, amelynek semmi köze nincs a megjelenített témához. Fontos, hogy ezekben az esetekben a témát módosítsák. Ha már nem beszélnek róla, vállalati vacsora, de a projektek feladatainak kiosztása esetén a tantárgyat módosítani kell, hogy megkönnyítse a jövőbeni keresését és besorolását.)
  • Ilyen lehet? Egyáltalán nem jó ötlet közvetlenül kritizálni, mivel a befogadó védekező álláspontot képvisel, és nem fogadja el a kritikát. Valójában az e-mail nem a megfelelő kommunikációs eszköz a frusztráció elengedésére, ehhez jobb, ha négyszemközt kommunikálunk.

Az e-mail marketingben sok energiát fordít olyan témakörök megfogalmazására, amelyek felkeltik a címzett figyelmét. A/B tesztek és különböző statisztikák segítségével megpróbálják optimalizálni a nyitási arányokat. Bár ismert, hogy a professzionális e-maileknek általában nincs üzleti célja, feladóik elvárják, hogy az üzenet kinyíljon és elolvasásra kerüljön. Ezért fontos erőfeszítéseket tenni és olyan témát írni, amely vonzza az olvasót.

Második lépés: a címsor

A fejléc olyan üdvözlő képletet mutat, amely a címzettnek adott bánásmóddal együtt kisebb-nagyobb mértékű udvariasságot mutat fel. Bár nagyon rövid sorról van szó, sok kétség merülhet fel írásakor:

Mekkora az alakiság, amelyet be kell tartani?

Jobb túlzásokba esni, mint spórolni. Más szavakkal: jobb túl formálisnak lenni, mint az üzenet bizonyos fokú durvaságát kimutatni. Ha a biztonságos oldalon szeretne fogadni, használhatja a megfogalmazás"Kedves uram vagy hölgyem:", különösen, ha ismeretlen személyhez szólunk, vagy magasabb beosztásban. Udvariasabb üdvözlet van a vallási vagy állami hatóságok esetében. Ha viszont szorosabb kapcsolatban áll a címzettel, akkor kezdhet egy üdvözlő képlettel, például: "Jó reggelt", "Kedves (címzett neve):" vagy egy egyszerű "Helló, (címzett neve):" ”, Ez utóbbi képlet valamivel informálisabb.

Hogyan üdvözöljem a címzettet?

A hivatalos üdvözleten belül különféle változatok vannak a feladó és a címzett kapcsolatától, valamint a levél online elküldésének kontextusától függően. Ha a fentiek szerint a hagyományos módszert alkalmazzuk, a következő lehetőségeket találjuk.

  • Kedves Mr./Mrs. (vezetéknév):
  • Tisztelt Hölgyem/Uram (vezetéknév):
  • Kedves igazgató:
  • Kedves Prof. Navarro:

Ismét a levélben szereplő formalitás mértéke befolyásolja az alkalmazott üdvözlet típusát és a címzettnek nyújtott bánásmódot. Ne felejtse el mindegyikük vádját, amelyet a megfelelő esetekben fel kell tüntetni.

Kit köszöntök először?

Ha több címzettje van a levélnek, akkor mindegyikhez el kell mennie. Azokban az esetekben, amikor az üzenetet nem egy adott személynek, hanem egy vállalatnak vagy annak egyik részlegének címezték, a "Tisztelt Uraim/Ours (ha két vagy több feladó van)" képletet használjuk. De mi van, ha tudjuk a nevüket, milyen sorrendben kell írni? Általános szabály, hogy az embereket a társaságban elfoglalt pozíciójuk alapján nevezik ki, és ha ugyanabban a helyzetben vannak, akkor betűrendbe rendezik őket. Logikailag az egyes vállalatok belső irányelvei vagy a személyes preferenciák eltérhetnek, ezért más sorrendet követnek.

Mi a teendő, ha nem tudom a befogadó nemét?

Előfordulhat, hogy néha csak egy személy vezetéknevét ismerjük, vagy ennek a személynek kétértelmű neve van, ami előtt nagyon nehéz meghatározni, hogy a címzett férfi vagy nő. Ezután egy kis nyomozói munkát kell elvégezni, meglátogatva a vállalati oldalt vagy bizonyos közösségi hálózatokat a beszélgetőpartner kilétének megismerésére, mivel a helytelen kezelés a címzettet úgy döntheti, hogy figyelmen kívül hagyja az üzenetet. Ha szükséges, különösen nagyvállalatoknál, nagyon hasznos lehet megkérdezni az emberi erőforrások osztályát. Ha azonban ez a kutatómunka után nem sikerült elérni a várt eredményeket, akkor a „Tisztelt Uraim/Miénk” semleges képletet kell választani, vagy a „Tisztelt Hölgyem/Uram (címzett vezetékneve)” felosztásával kell választani.

Milyen írásjelek kísérik a címsort?

Hagyományosan a két pont(:), miután kezdje el írni a következő sorra nagybetűkkel. Ha azonban ez egy önmagát lezáró mondat, írjon pont(.).

  • Kedves García asszony:
    Nagyon köszönöm a gyors választ.
  • Szia.
    Először is szeretnék köszönetet mondani a múlt hétfőn tartott konferenciáért.

Harmadik lépés: a bevezetés

A tantárgy felvétele előtt el kell készíteni egy bevezetőt, amely, nagyon rövidnek kell lennie Nem célja, hogy pazarolja a címzett vagy maga a szerkesztő idejét. A helyzettől függően különböző lehetőségek vannak:

  • Köszönöm az e-mailt, amelyben kommunikál ...
  • Milyenek voltak az ünnepek?
  • Először is szeretnék köszönetet mondani a múlt hétfőn tartott konferenciáért ...
  • Nagyon köszönöm a gyors választ.
  • Öröm tudni, hogy ....
  • Írok neked abból az alkalomból, hogy ...

A bevezetésnek az a feladata, hogy növelje a címzett hajlandóságát a levél figyelmes elolvasására, mielőtt ténylegesen belemegy a témába. Ehhez általában személyesebb jellegű észrevételeket vagy kérdéseket tartalmaznak, és ajánlott kerülje a nagyon szabványosított kifejezéseket. Ha a befogadó éppen nyaralásból vagy betegszabadságról érkezett, kérdezze meg tőle, mivel ez érdeklődésként fog értelmezni. A bevezető azonban arra is szolgál, hogy nevéből adódóan bemutassák a megvitatandó témát (a ... alkalmából írok Önnek).

Negyedik lépés: a test

Ez az e-mail fő része, amelyben az információkat megosztják a kompakt és strukturált. Mindig szem előtt kell tartani, hogy az olvasónak képesnek kell lennie a tartalom gyors elolvasására és megértésére, ezért ajánlott:

Jól strukturált e-mail írásához egyértelműnek kell lennie, mielőtt elkezdené írni a megbeszélendő pontok szervezését, különben összefüggéstelen szöveg hozható létre felesleges információkkal.

Ötödik lépés: a következtetés

E-mail írásakor nem felejtheti el a következtetési akkord amely cselekvésre ösztönzi az olvasót vagy pozitív érzést nyújt. Néhány példa:

  • Kérjük, forduljon hozzánk bizalommal bármilyen kérdése esetén.
  • Várjuk, hogy találkozzunk a következő találkozón.
  • A kérdéses termékről további információkat talál weboldalunkon.
  • Előre is köszönjük a figyelmet, és nagyon hamarosan várjuk.
  • Szép hétvégét kívánunk.

A "reméljük, hogy hamarosan értesülünk" képlet gyakran megjelenik az ilyen típusú kommunikációban. Azt azonban szem előtt kell tartani, hogy attól függően, hogy milyen kontextusban lehet a befogadó ideges, mivel az üzenet reakciót vár tőle anélkül, hogy e tekintetben valóban megadná jóváhagyását.

Hatodik lépés: Búcsú

A búcsú ugyanolyan fontos, mint a címsor, mivel ismét befolyásolhatja azt a képet, amelyet az olvasó a feladóról alkot. Ezért nem hiányozhatnak az ilyen típusú kommunikációra jellemző udvariassági szabályok anélkül, hogy archaikus vagy túl formális képleteket kellene használniuk. A leggyakoribb búcsú a következők:

  • Üdvözlettel,
  • (Legjobb kívánságokkal) szívélyes üdvözletet kap.
  • (Nagyon) őszintén/szívélyesen,
  • Üdvözlettel,

Az egyes vállalatok belső irányelveitől függően azonban több, nem annyira szabványosított személyes üzenet is használható:

  • kellemes napot kívánok.
  • Köszönöm a figyelmet.
  • Élvezze az ünnepeket.

A búcsúzás problémája gyakran felmerül az e-mail és levélírók körében. Az igazság az, hogy bár nincs egyetemes szabály, bizonyos intézmények, mint például a Fundéu BBVA, a vessző, a periódus vagy azok hiányának néhány speciális használatát javasolják.

7. lépés: az aláírás

Az összes kereskedelmi levél végén található a feladó aláírása, amely további információk vagy elérhetőségek, például telefon, fax vagy munkahely hozzáadására szolgál. Ezért nem megfelelő a motivációs kifejezések vagy a személyes szlogenek beillesztése. Mivel ugyanolyan érvényességűek, mint a kereskedelmi levelek, ezen e-mailek aláírásának a következő mezőket kell tartalmaznia:

  • Vezetéknév, keresztnév
  • Telefonszámok (vezetékes és mobil)
  • Email cím
  • A webhely URL-je
  • Linkek a közösségi hálózatok profiljaihoz

Ezen felül hozzáadható a cég logója, bár figyelembe kell venni, hogy egyes e-mail felhasználók biztonsági okokból letiltották a képeket. Ezért ajánlott ellenőrizni, hogy az aláírás formátuma továbbra is megfelelő-e abban az esetben, ha a kép nem jelenik meg a logóban.

PS: Az utóirat egy olyan időbe tartozik, amikor a leveleket még mindig kézzel vagy géppel írták. Ha a levél írója, miután megírta, valami mást szeretett volna hozzáfűzni, akkor ehhez a megoldáshoz folyamodott, hogy elkerülje a levél újbóli megírását. Az e-mailek esetében azonban ez a korlát megszűnik, mivel lehetőség van az üzenet újraszerkesztésére az elküldés előtt, ahányszor csak akarja, ezért az utószövegek értelmetlenek, ezért előnyösebb csökkenteni azok használatát.

Nyolcadik lépés: mellékletek

Csak csatolt információkat küldjön, ha feltétlenül szükséges, és próbálja meg a lehető legkisebb fájlméretet tartani (5 MB méret ajánlott). A beérkező levelek tárhelye korlátozott, ezért érthető, hogy a címzett dühös lesz, ha a szerver más irreleváns elküldött mellékletek miatt blokkolta más e-mailek beírását. Ne feledje továbbá, hogy ezek közül az üzenetek közül sokakat a munkahelyen kívül olvashatnak kisebb kapacitású eszközökön. Tehát a mobilok alig töltik le, ha tudják, nagyon nehéz fájlokat. Természetesen, ha szükséges, a szükséges fájlokat el kell küldeni, vagy linket kell küldeni arra a tárhelyre, ahol találhatók. Ha a csatolt fájl dokumentum, akkor a PDF formátumot előnyösebbnek kell tekinteni, mint bármelyik Office formátumot, mivel ez biztosítja az adatok megfelelő megjelenítését.

E-mail saját domainnel

Személyre szabott e-mail címmel és saját domainjével kényszerítse vállalkozását önmagáért beszélni!