Akarsz rendezvényt szervez és nem tudod hol kezdjem? Ma szeretném megosztani veletek ezt az útmutatót hogyan lehet eseményt létrehozni és minden olyan műveletet, amelyet minden szakaszban el kell végezni.

Ezzel a bejegyzéssel szeretném megadni Önnek az irányelveket hogyan van megtervezve és mit kell figyelembe vennie egy rendezvény szervezésénél, a produkcióban és az utómunkálatokban végrehajtandó tevékenységek, valamint az, hogy miként népszerűsítheti az eseményt a siker érdekében.

Az események remek eszköz a márkád megváltoztatására, ezért a vállalatoknak ki kell használniuk ezt a fajta tevékenységet, hogy javítsák imázsukat, növeljék a hűséget és vonzzák az új ügyfeleket. létezik három szakasz jól meghatározható az események létrehozásában: az előtte, alatt és után. Mielőtt belemerülne ezekbe a fázisokba, figyelembe kell vennie a következőket: gyakori tényezők bármilyen típusú cselekmény kidolgozásához, amelyet alább említek. Az események egy nagyszerű kommunikációs eszköz, amely nagyon fontos a vállalatok számára. Kattintson a tweeteléshez

Bejegyzés tartalma:

rendezzünk
 1. Egy esemény megszervezésének közös tényezői

Az első közös tényező a rendezvényt szervez egy eligazítás kidolgozása. Vagyis egy olyan dokumentum, amelyet folyamatosan felülvizsgálnak, és amelyben tükröződik a kitűzött célok elérése érdekében végrehajtandó stratégiai megközelítés. Kommunikálja, mit szeretne csinálni, és az elérni kívánt célokat. Az eligazítás az a kiindulópont, amely kifejezi, hogy az ügyfél mit akar elérni. Kattintson a tweeteléshez
Ez a dokumentum többek között a következő pontokat állítja össze:

  • A kreatív ötlet
  • A célközönség
  • Az ünneplés dátuma és helye
  • Költségvetés
  • A rendezvényfejlesztési program
  • Tárgyalások a beszállítókkal
  • Műveletek az esemény alatt, előtt és után.

A második tényező a kreativitás amely a rendezvényszervező felvétele során az egyik legkeresettebb elem lett, mivel ez különbözteti meg a versenyt. Egy eseménynek hatást kell generálnia, és elő kell segítenie a célközönség iránti hűség kialakítását a memória révén az esemény alatt és után, ezért a lehető legkreatívabbnak kell lenniük. A kreativitás lehetővé teszi, hogy egy esemény kivételes legyen és teljesítse céljait. Kattintson a tweeteléshez

A új technológiák Ezek egy másik komponens, amely nagy szerepet játszik. A legtöbb eseményben a hang, a világítás és a képek elengedhetetlen elemekké válnak.

A a helyek és beállítások megválasztása minden nap olyan kiterjedtebb webhelyeket követelnek, amelyek képesek minden funkcionális tartalmat tárolni. Ehhez nagy erőfeszítésekre van szükség a gyártásban és az összeszerelésben. Az a földrajzi hely, ahol egy rendezvényt szerveznek, hatással lesz az előállítására és a költségvetésére.

Olyan események megtartása, amelyekhez a termelői csapatnak utaznia kell, összetettebb, és a beszállítókra is gondolni kell. Önnek el kell döntenie, hogy rendszeres beszállítókkal vagy a helyhez közeli beszállítókkal dolgozik-e. Vannak három szakasz amelyeket figyelembe kell vennie rendezvényt szervez sikeresen: Az gyártás előtti szakasz: tervezés és előkészítés. Ebben a szakaszban több szempontot dolgoznak fel, mint például az eligazítás kidolgozása, a célok meghatározása, a hely keresése és az ötlet kidolgozása.

A második szakasz a gyártás: az esemény alakulása . Itt az ideje, hogy meglátogassuk az esemény helyét, hogy figyelemmel kísérhessük az összeszerelést, hogy minden elő legyen készítve. Ebben a szakaszban a projekt megvalósításához szükséges beszállítókkal egyeztetnek. Hasonlóképpen, az összes adattal együtt munkatervet készítenek, különféle teszteket hajtanak végre, és összeállítják a gyártási csoport követését.

Az esemény után, beleértve a szétszerelést is, a gyártás utáni szakasz ahol elemzik a kapott eredményeket. Itt az idő, hogy értékeljük az ügyfelek elégedettségét, a célok elérését és a megtérülést (az esemény hatása és eredményei a célkitűzések visszatéréséhez viszonyítva).

2. A rendezvény eligazításának kidolgozása

Ez a szakasz, amint azt már korábban megjegyeztem, a az eligazítás kidolgozása, ahol a célok, a célközönség, a résztvevők száma, a dátum, a helyszín és a a megtartandó esemény típusának jellemzői. Többféle rendezvény létezik: konferenciák, vásárok, kiállítások, kongresszusok, vállalati rendezvények, fesztiválok stb. Tisztában kell lennie azzal, hogy az eligazítás jó irányítási eszköz, képet ad arról, hogy mit akar az ügyfél.

3. A célok elemzése

Ebben a lépésben meghatározzák a termelési célokat. Az eseményre tervezett projektnek teljesen összhangban kell lennie a várt célokkal.

Javaslom, hogy tartson megbeszéléseket az ügyféllel, hogy megtudja, milyen célokat kíván lefedni az eseménnyel, és a lehető legrendezettebben továbbítsa a csapatnak az ügyfél elvárásainak teljesítése érdekében. Nagyon jól meg kell határozni, hogy mit is szándékoznak az eseményhez, mi a filozófia és az üzenet, amelyet át akarsz adni.


4. Vendéglista, meghívás és visszaigazolás

Az esemény előtt egy másik lépés a vendégek számának és típusának meghatározása. A vendéglista, a meghívók küldése és a résztvevők visszaigazolása olyan műveletek, amelyeket az úgynevezett „box office szakaszban” kell végrehajtani.

A meghívók a fő kommunikációs eszköz közvetíteni egy személy vagy egy bizonyos csoport számára a vendéglátó vagy entitás vágyát, hogy részt vegyen az eseményén. Ma sokféle, kreativitással teli dizájnt láthat, amelyek arra ösztönzik Önt, hogy vegyen részt az eseményen.

A dizájntól függetlenül, Minden meghívónak tartalmaznia kell az eseményt szervező intézmény logóját vagy pajzsát, Ki hív (vendéglátó, hatóság vagy entitás neve), kit hív meg (ha a személyre szabott meghívást választja), az esemény helyszínét, dátumát, időpontját, és ha visszaigazolásra van szükség, akkor azt is meg kell adni. egyértelművé tette magában a meghívóban.

Ha további szöveget szeretne hozzáadni, például egy kis térképet arról, hogyan lehet eljutni az eseményre, vagy valamilyen időzítést, hogy az esemény hogyan fog zajlani, használhat egy másik kiegészítő elemet, amely a meghívóhoz van csatolva, ez az úgynevezett "Érdeklődés megjegyzés".

A visszaigazolásokkal kapcsolatban, ha a vendégnek meg kell erősítenie részvételét, fontos, hogy tájékoztassa őket a meghívóban. Az elérhetőségeket és a regisztráció határidejét közzétesszük. Célszerű megerősítést kérni a résztvevők számának előzetes megismerése érdekében, annak érdekében, hogy elkezdhessük kezelni az olyan szempontokat, mint az étkeztetési megrendelés, a székek száma, a székek elhelyezése, biztonság, akkreditációk, kapacitás stb.


5. Hogyan válasszuk ki az esemény helyszínét és időpontját

Idején rendezvényt szervez, Az egyik fontos szempont a tevékenység dátumának és az esemény helyszínének kiválasztása az előgyártási szakaszon belül. A célok kitűzése után meg kell dolgoznia a termelési javaslatot. Fontos, hogy kedvező dátumot válasszon, általában a legjobb napok a hét szerdája vagy csütörtökje, és ez nem esik egybe egyetlen különleges nappal sem (ünnepnapok, focimeccsek stb.)

Elemezni kell a tér lehetőségeinek előnyeit és hátrányait. Számos szempontot kell figyelembe venni, például a tér üzemeltetési szabályait, a vendégek és a járművek megközelítését, a gyártási anyagok rendelkezésre állását, méretét, tárolókapacitását stb. A legfontosabb az, hogy megtalálja az eseményen átadni kívánt üzenettel kapcsolatos teret. Kattintson a tweeteléshez

6. A költségvetés, az igények és a szponzorok előkészítése

A fentiek teljesítése után fel kell fedeznie az esetleges igényeket és hiányosságokat az eseményhez. Például mikrofonok, audio-video berendezések, asztalok, ülések, projektorok stb. Gondoskodnia kell az összes szükséges felszerelés (műszaki, vendéglátóipari, dekorációs ...) bérléséről, valamint arról, hogy mindent lezárjon, ami a grafikai anyaghoz és az akkreditációhoz kapcsolódik.

Ki kell fejleszteni a kezdeti költségvetési becslés. Önnek le kell zárnia az alapvető költségeket: az ünnepség terét, a vendéglátást, az összeszerelést és a szétszerelést, a plakátokat, az akkreditációkat, a kommunikációt, a személyzetet stb. Itt található egy link, ahol sablon sablont kaphat az esemény költségkeretének kialakításához.

Egy másik alapvető lépés a szponzorok keresése Eseményének fedezésére általában kereshet a rendezvényen felmerülő igények alapján, és létrehozhat velük szolgáltatáscserét, vagy kidolgozhat egy jó tervet az opciókról, amelyeket felajánl a szponzoroknak cserébe. pénzügyi hozzájárulás. Fontos, hogy az ágazatához és a célközönségéhez kapcsolódó szponzorokat keressen, hogy szolgáltatásaikat is kihasználhassa, és hogy nagyon egyértelművé tegye számukra azt a láthatóságot és hatást, amelyet a rendezvényével el fog érni.

7. Hogyan népszerűsítsünk egy eseményt

Minden lépés benne van! Itt az ideje, hogy nyilvánosságra hozza eseményét! Készítsen prospektusokat, tegyen közzé bejelentéseket, hívja meg a médiát, telefonáljon és látogassa meg a potenciális szponzorokat.

Különböző módon népszerűsítheti az eseményt, egy céloldalon keresztül, amely tartalmazza az esemény adatait, online regisztrációval, az eseményszektor meghatározott médiumaiban történő hirdetésekkel, közösségi hálózatokkal, webes szalaghirdetésekkel, együttműködéssel az ágazat többi bloggerével az eseményről való beszélgetés céljából stb.

Azt javaslom, hogy használja ki a közösségi hálózatokat, a blogját, és hogy legyen egy hashtagje az eseményéhez. Továbbá, ha szükségesnek tartja, a Facebook-hirdetések, a Twitter-hirdetések, az Instagram-hirdetések és akár a Google Adwords-kampányok révén is igénybe veheti a hirdetést. Itt van Elena Charameli, az Adwords és a SEM szakértőjének cikke, ahol részletesen elmagyarázza, hogyan kell hirdetéseket készíteni a Facebookon. Figyelemmel kell kísérnie a megerősítéseket is, és ha szükségesnek látja, emlékeztetőket küldjön a vendégeknek.

8. Az elnökség és a befogadó típusai

Az a figura, amelyet figyelembe kell vennie, ha nagyon formális eseményről van szó, a házigazda, vagyis az a személy, aki az intézményben a legmagasabb rangú, és részt vesz az eseményen. Sok esetben ez a személy nincs meghatározva, és maga az entitás vagy márka az, amelyik gazdaként működik. Ebben az esetben a legfontosabb a termék és az intézmény. A vendéglátónak meghatározott funkciókat kell ellátnia, beleértve az esemény elnöki tisztét is. Abban az esetben, ha nem elnököl, díszvendégétől jobbra vagy balra helyezik. Az elnökségek vizuálisan kommunikálják azokat az üzeneteket, amelyeket az esemény közölni akar. Kattintson a tweetelésre. Az elnökség a házigazda és fő vendégeik számára fenntartott terület. Az elnökségeknek sokféle típusa van, és jelenleg minimalista díszleteket használnak, ahol a márka és a vállalat képe a színek kiemelkednek a többi bútor közül. Miután kiválasztották a szék típusát, figyelembe kell venni a szék számozását, az esemény céljától és filozófiájától függően.


9. Szakasz: Tervezés és kivitelezés

A rendezvény megünneplése során az előeseményben tervezett összes tevékenységet végrehajtják. Hogy a kivitelezés tökéletes legyen, a előzetes megbeszélés az összes érintett személyzettel. Egy esemény fejlesztése során a legfontosabb a koordináció, mivel általában különböző szakemberek avatkoznak be.

[Tweet "A produkció a teljes tervezési és szervezési fázis, amely lehetővé teszi az esemény élővé tételét."]

Javasoljuk, hogy az egész eseményről legalább 24 órával korábban végezzen próbát, hogy minden rendben legyen.

10. Szervezeti ábra és menetrend

Figyelembe kell vennie a produkciós csapat szervezeti diagramját, annak hierarchiáját. Feladatok és feladatok kijelölése lesz az eseményben résztvevők mindegyikének. Azt javaslom, tegye meg a a tevékenységek ütemezése, vagyis az összes elvégzendő akció felsorolása a tervezett kezdési és befejezési dátummal. Fontos, hogy rendelkezzen egy igénytervvel, azaz olyan dokumentummal, amely tartalmazza az eseményprogram végrehajtásához szükséges technikai és szcenográfiai részt.


11. Hogyan válhat felkapott témává az esemény során

Ha jó hashtaget választott, könnyen megjegyezhető, és már jóval az esemény előtt elterjesztette, akkor most csak erősítenie kell az esemény alatt, hogy a résztvevők használhassák stb. felkapott téma. Íme néhány tipp, hogyan lehet TT megszerezni a hashtaggel az esemény során, és hogyan lehet a Twitteret használni az eseményeken:

  • Készítsen streaming adásokat a hashtag használatának népszerűsítése érdekében
  • Jelölje ki minden lehetséges helyen: képernyőkön, prospektusokban, rendezvénynapirendeken stb.
  • Készítsen sorsolást vagy versenyt, hogy a résztvevőket ösztönözzék a részvételre
  • Hirdesse meg a nyerteseket a Twitteren
  • Földrajzilag keresse meg az összes tweetjét, így könnyebb lesz felkapott téma lenni
  • Kérjen támogatást a legjobb twitter-felhasználóktól és bloggerektől, hogy tweeteket osszanak meg a hashtaggel, így nagyobb hatást érhet el
  • Vizuális és hatásos tartalom megosztása
  • Figyelje jól a hashtaget, és lépjen kapcsolatba a résztvevőkkel, az RT is számít!
  • Helyezzen el linkeket és cselekvésre ösztönzéseket a tweetekbe

Ezekkel a szempontokkal jól foglalkozva biztos vagyok abban, hogy rendezvénye felkapott témává válna, többfélét is használhat eszközök annak nyomon követésére és hatásának mérésére mint például a Metricool, a TweetBinder, a Tweetdeck, a Hootsuite.
Ebben a szakaszban két nagyon fontos akció tűnik ki, egyrészt a elégedettségi felmérések másrészt pedig a jelentést a kapott eredményekről az esemény.

12. Az eredmények értékelése: ROI

Az esemény értékelésének jó módja a közvélemény-kutatások elküldése a résztvevők számára. Továbbá, ha online tud válaszolni, sokkal könnyebb lenne visszajelzést kapni az érintettektől. Hasonlóképpen meg kell mérnie, hogy az ügyfél megszerezte-e a beruházások megtérülése amire számítottam. (ROI)

13. Köszönetnyilvánítás

Elengedhetetlen, hogy idejének egy részét arra szánja, hogy köszönetet mondjon azoknak, akik lehetővé tették az eseményt: többek között csapatnak, beszállítóknak, vendégeknek, résztvevőknek, médiának. Szintén elengedhetetlen, hogy a médiának átadjuk az eseménydossziét.

14. Ellenőrizze a közösségi hálózatokat, hashtag figyelést

Egy másik lényeges intézkedés az összes közösségi hálózat felülvizsgálata és a média figyelemmel kísérése. Érdekes jelentést készíteni az online tevékenységről, az esemény hálózatán közzétett dolgokról, az eseményhez létrehozott hashtaggel, az üzenetekkel, megemlítésekkel stb.

15. Jelentés és javaslatok elkészítése

Végül az elért eredmények kiértékelése és elemzése után le kell fordítania azt egy következtetéseket és javaslatokat tartalmazó jelentéssé, hogy továbbítsa az ügyfélnek.

Remélem, hogy ezek a lépések hasznosak voltak az Ön számára rendezvényt szervez, Ha azonban elmulasztja valamelyik műveletet, ne habozzon, hagyja meg hozzájárulását. Örömmel folytatom a bejegyzés bővítését! 🙂