A Getting Things Done megvalósításának első számú problémája nem szokása a heti áttekintésnek. És előbb vagy utóbb a karbantartás nélküli rendszer leáll ...

Felülvizsgálat nélkül, a rendszered nem rendelkezik perspektívával. A projektek áttekintése nélkül lesznek olyan témák, amelyek nem jutnak előre. Felülvizsgálat nélkül a „Valamikor” lista „Soha” listává válik ... Ellenőrzés nélkül rendszere egyre elavultabbá válik ...

David Allen javasolja a tizenegy lépés heti áttekintését 1, hogy tiszta és naprakész rendszert hozzon létre az Ön perspektívájának megfelelően. A gyakorlatban mindezek elvégzéséhez szükség van a egy vagy két órás megszakítás nélküli koncentráció, szinte lehetetlen fenntartható módon megvalósítani a legtöbb szakmai környezetben.

szükséges

Otthon dolgozom, és nagyon sokat tudok irányítani a munkakörnyezetem felett. Ennek ellenére mindig nehezen tudtam lefoglalni ezt a heti két órát. két

Atomi áttekintés

Jobb, ha egyszerűen nem hajtunk végre felülvizsgálatot - és ezáltal nem valósítjuk meg a GTD-t -, ha megváltoztatjuk a változat megtekintési módját és kisebb részekre bontjuk.

A fő koncepció az gyakran ellenőriznie kell a rendszer minden részét, de az én szempontomból nem szükséges mindezt egy hatalmas munkamenet során megtenni. Inkább a héten osztom szét az áttekintés részeit. Rendszerének minden elemének meg lehet a saját felülvizsgálatának gyakorisága és a maga ideje. A Heti Szemle minden egyes lépését egyszerűen ismétlődő feladatként kezelem.

Feladatok áttekintése

Például minden egyes projekthez hozzárendelek egy felülvizsgálati gyakoriságot 3, amely a napi - egy olyan tanfolyam esetén, amelyet ezen a héten kell tanítanom - havonta egyszer a projekteknél félig leállt. A reggeli rutin során minden reggel három-tíz projektet vizsgálok át, ami könnyebb elvégezni, mint 60 projekt áttekintése a heti felülvizsgálat során. Azóta csinálom így, hogy körülbelül négy évvel ezelőtt olvastam erről a technikáról a MacSparky blogján.

A többi komponens felülvizsgálatát a természetes frekvenciák is szabályozzák. Létrehoztam egy feladatot az egyes összetevők - napirend, „várólista”, „nem ezen a héten” stb. Áttekintésére. - általában álkontextus vagy „fókusz” módhoz rendelik.

Gondolva arra, hogy lehetséges egy „visszaállítás”, hogy visszatérjen egy komplett és frissített rendszerhez Ez egy illúzió. A felülvizsgálat két órájában a világ megy tovább. Takarítás közben biztosan több e-mailt kap. Ennek eredményeként az ellenőrzés végén a rendszere már elavult. Ezért nem találtam okot arra, hogy a heti felülvizsgálati lépéseket egyetlen munkamenetben folytassam.

Igen, át kell tekintenie személyes termelékenységi rendszerének összetevőit, de ne bonyolítsa az életét, és minden lépést külön-külön tegyen meg ...

Nem én vagyok az egyetlen, aki abbahagyta a „faltól falig” felülvizsgálatot. Néhány hónappal ezelőtt José Miguel Bolivar megosztotta a heti áttekintés kisebb véleményekre bontásának módját.

Hogyan működik a gyakorlatban

A felülvizsgálati feladat részletei

Rendszeremben létrehoztam egy 4 projektet, amelynek neve „A termelési rendszer folyamatos karbantartása”. Ebben a projektben egy sor ismétlődő feladatot hoztam létre, mindegyik gyakoriságával.

A képen az alábbi feladatok egyikének konfigurációja látható: 'Ellenőrizze a perspektíva' Várakozás '' elemét. Amint láthatja, a feladat a „Termelési rendszer folyamatos karbantartása” projekt része, és a „Fókusz: Elemzés” kontextushoz van rendelve. Azt is narancssárga zászlóval jelölik, ami számomra azt jelenti, hogy ez az egyik legfontosabb feladat, és megígértem, hogy mihamarabb elvégzem.

A legérdekesebb rész a "Dátumok" részben található, ahol láthatja, hogy a feladatnak van egy kezdési dátuma, és hogy a feladat befejezésétől számított öt napig is elhalasztható.

Végül a megjegyzésekben egy linket nyitottam a közvetlenül nyitott perspektíva 5 elé, amelyet felül kell vizsgálnom.

Emlékezzen arra is, hogy mielőtt elmagyaráztam volna a projekt-felülvizsgálati perspektíva használatát, hogy naponta áttekinthessek néhány aktív projektemet.

Az elvek fontosabbak, mint a megvalósítás

Minden ember különbözik, és megvan a saját ízlése és szervezési módja. A személyes termelékenységnek nincs mindenki számára megfelelő univerzális módszere.

Bár a Getting Things Done módszert én személyesen használtam hosszú évek óta, ez nem tökéletes. A GTD-t használtam alapul saját szervezési stílusom megalkotásához, de valahányszor megváltoztattam valamit, először elemeztem azonosítsa a mögött meghúzódó elvet.

Ebben a bejegyzésben megpróbáltam elmagyarázni e változások egyikét, eltávolítva a heti áttekintést, mert ez egy olyan rész volt, amely nem működött nálam. A Getting Things Done heti áttekintésének alapelve az, hogy minden gépet vagy rendszert karbantartásra van szükség. A személyes termelékenységi rendszer fenntartásának módja egy sor ismétlődő feladat, az alapelv tiszteletben tartása mellett, de az agilisabb megvalósítás.

Ossza meg tapasztalatait a heti GTD-felülvizsgálattal

Ön is küzd azért, hogy elvégezze a heti Getting Things Done áttekintést? Ossza meg aggályait vagy megoldásait az alábbi megjegyzésekben.

A képek rendben vannak, és az ég a Shutterstock jóvoltából

  1. Vagy még inkább azokban a hetekben, amikor áttekinti a perspektíva néhány magasabb szintjét is. ↩︎
  2. További probléma, hogy képtelen vagyok olyan komolyan randevúzni önmagammal, mint más emberekkel. ↩︎
  3. A projekt felülvizsgálat funkció a legfontosabb ok, amiért az OmniFocus alkalmazást használom. ↩︎
  4. Ez tulajdonképpen egy tevékenység, mert ezt nem tudom levezetni, de az alkalmazásomban használt terminológia „projekt”. ↩︎
  5. Az OmniFocus alkalmazásban a perspektíva a feladatok megjelenítésének egyik módja. Ez a feladatlista konfigurációjából és a szűrők sorozatából áll projekt, kontextus, feladat állapota szerint. ↩︎

A Canasto alapítója, oktató és kézműves tanácsadó, amely az emberek, a munkacsoportok és a szervezetek teljesítményének javítására specializálódott, modern technikákat és eszközöket használva az eredményesség és az együttműködés érdekében.