Repülőgépek, taxik, szállodák, étkezések, futásteljesítmények ... Sok vállalat számára az utazási költségek elkerülhetetlenek tevékenységük végzése érdekében.

Ezek a költségek nagy kiadásokat jelentenek, amelyeket helyesen kell kezelni, hogy ne veszítsenek pénzt. Szerencsére vannak olyan eszközök, amelyek ezt a feladatot automatikusan végrehajtják, de még a legfejlettebb technológia sem százszázalékosan hatékony, ha nincsenek alapismeretei.

Hogyan osztályozzák az utazási költségeket?

Az utazási költségek esetében fontos megkülönböztetni a "diéta" ​​és a "futásteljesítmény" fogalmakat. A diéta kifejezés arra utal a megélhetési költségek fedezésére szánt pénz és maradj munkavállaló üzleti útja során. Ezek nem halmozottak, tehát ha nem költenek el, akkor elvesznek.

A maga részéről a futásteljesítmény a pénzügyi kompenzáció, amelyet a vállalat felajánl a munkavállalóknak a jármű használatáért különösen a szokásos munkahelyén kívüli utazásokra. Ennek a pénznek nemcsak az üzemanyag fedezésére elegendőnek kell lennie, hanem olyan karbantartási költségekre is, mint a kerekek és a mechanikus alkatrészek kopása, az olaj, sőt a biztosítási és a közúti adó arányos része is.

Amit nem tartalmaz a futásteljesítmény, az a bírság, az útdíj vagy a parkolójegy. A munkavállalónak felelősséget kell vállalnia az előbbiért, még akkor is, ha a jármű vállalati jármű. A másik két tételt fel kell tüntetni a költségkimutatásban, hogy a vállalat gondoskodjon róluk.

Mennyit fizetsz kilométerenként Spanyolországban?

Spanyolországban a futásteljesítmények összege nincs szabályozva. Maga a vállalat állapítja meg az értéket, és tükrözi azt a kollektív szerződésben. Ha nincs, vegye az ágazatot. A futásteljesítmény áráról szóló legfrissebb jelentés a átlagos kilométerár 2018-ban 0,22 euró. A minimum 0,05 euró, a maximum 0,82 euró.

Az utazási költségek igazolása

Ahhoz, hogy a munkavállalók képesek legyenek kompenzálni az utazási költségeket, megfelelően indokolni kell őket. A folyamatot a vállalat költségpolitikájában kellene meghatározni. Általános szabály, hogy egy dokumentumsorozat bemutatása szükséges:

  • A teljes számlák (vagy ennek hiányában az igazoló dokumentumok), a számozással, a dátummal, a kiállítás helyével, a kibocsátó és a címzett adózási adataival, teljes leírásával, adóalapjával, alkalmazott adómértékkel, felszámított díjjal és a fizetés pénznemével.
  • Az utazás oka, a meglátogatott ügyfél neve, az értekezleten részt vevő emberek vagy az étkezők száma (éttermi költségek esetén).
  • Utazási kártya használata esetén meg kell őrizni az utalványt.
  • A megtett kilométerek igazolásához meg kell jegyezni a kiindulási és a rendeltetési helyet is.
  • A mozgás költségeit (taxi, vonat, repülőgép, busz stb.) A számlák, az útdíjak és a parkolás költségei, a nyugták igazolják.

helyes

Az utazási költségek rendezése

Az étrend és a futásteljesítmény költségeinek igényléséhez követendő eljárást tökéletesen meg kell határozni a útiköltség-politika a társaság.

Az utazási költségek kifizetésének nagyon általános képlete az, hogy a pénzt az alkalmazott bérszámfejtőjére kell befizetni. Ha így fogja csinálni, feltétlenül sorolja fel őket a fizetési kategórián kívül. Pontosabban, az összegnek az „időbeli elhatárolások” szakaszban kell szerepelnie a „nem fizetési megítélés” fogalommal.

Elvileg ezeket a fogalmakat nem adózzák, hanem csak bizonyos határokig. Fontos tudni, hogy mekkora a maximális adómentes összeg, hogy a munkavállaló ne veszítsen el pénzt.

Jelenleg az adóügynökség által meghatározott korlát Kilométerenként 0,19 euró. Minden, ami meghaladja ezt a számot, megadóztatja. Ezért, ha cége 0,25 euróval fizeti meg a kilométert, akkor ezt a 6 centes különbözetet megadják. Ha az utazás tömegközlekedéssel történik, a költség mentes az IRPF fizetése alól, függetlenül a jegy költségétől.

A megélhetési költségek után fizetendő juttatás a következő korlátokat határozza meg:

  • Egyik napról a másikra: 53,34 euró spanyol területen és 91,35 euró külföldön.
  • Éjszakai tartózkodás nélkül: 26,67 euró Spanyolországban és 48,08 euró nemzetközi desztinációban.
  • Fél étrend: a fenti mennyiségeket kettévágják.

A szállásköltségeknek nincsenek korlátai, Meg kell azonban igazolni az összeget egy teljes számlával, amelyhez csatolni kell egy dokumentumot, amely feltünteti az utazás napját, helyét és okát. A fő cél annak demonstrálása, hogy a kiküldetés nem haladja meg a 9 hónapot folyamatosan.

Optimalizálhatja az utazási költségek kezelését?

A cikk elején azt mondtuk, hogy vannak eszközök az utazási költségek kezelésére. Számítani szoftver a folyamat automatizálásához számos előnyt feltételez a vállalatok számára. Többek között: költségeket takarítanak meg, adókedvezményeket élveznek, integrálni tudják a rendszereket, könnyebb felismerni a csalást és csökkenteni a kiadási ívek kitöltésével és annak ellenőrzésével töltött időt.

A folyamat a következő: a munkavállaló lefényképezi a jegyet, feltölti a platformra, majd elmenti és osztályozza. Így nincs veszteség vagy romlás kockázata.

Hasonlóképpen, az indoklás és az elszámolás folyamata sokkal könnyebb a névjegykártyák használatakor. Mivel a költség közvetlenül a vállalatra hárul, nem szükséges a visszatérítést teljesíteni. Ez időt takarít meg. Egyrészt a munkavállalónak nem kell kitöltenie az unalmas kiadási íveket, és nem kell megvárnia a megelőlegezett pénz visszaszerzését. Másrészt a vállalat sokkal könnyebben tudja ellenőrizni a kiadásokat és ellenőrizni, hogy az üzleti kiadásokra meghatározott irányelveket alkalmazzák-e.