Azok a piros számok, amelyek arról szólnak, hogy 223 olvasatlan e-mailünk van, amikor visszatérünk a nyaralásból, aggodalomra adnak okot, és még nehezebbé tehetik az irodába való visszatérést. E-mailünk rossz kezelése nagy időpazarlássá és még némi csalódássá válhat a nagyon fontos e-mailért, amelyet a spam üzenetek közé temettek, és amelyeket soha nem olvastunk.

levelek

Megállt-e számolni, hogy mennyi időt veszteget az e-mailek ellenőrzésére és frissítésére? Munkanapunk teljes produktív idejének 14% -a, a barcelonai városi tanács munkahelyi időgazdálkodásáról a WorkMeter által készített éves tanulmány szerint. A globális McKinsey tanácsadó cég 2012-es tanulmánya megduplázta ezt a százalékot, és biztosította, hogy egy szakember napjának 28% -át e-mailen olvassa és válaszoljon.

A legrosszabb, hogy a szakértők ezt biztosítják A beérkezett üzeneteinket kitöltő üzenetek többsége nem elengedhetetlen a munkánk teljesítményéhez. Íme néhány trükk, amelyek a lehető legjobb módon tudnak megbirkózni a munkahelyi e-mailek bombázásával.

TISZTÍTÁSOK ÉS FERTőtlenítő szerek

A postaládája még egy munkaeszköz, a rend és a tisztaság ugyanolyan fontos, mint az igazi analóg asztalán. Takarítási terv nélkül az e-mailek lemaradása fenntarthatatlanul tovább fog növekedni. Olvasás után azokat, amelyekre nem lesz szükség a további lépésekhez, vagy amelyekre nincs szükség válaszra, ki lehet küszöbölni vagy archiválni, hogy tisztázzuk a zavaró tényezőkről kialakított nézetünket, és helyet teremtsünk azok számára, akikre szükségünk van a figyelmünkre.

A spam mappa ellenőrzése és kiürítése szintén fontos, hogy megszabaduljon az esetleges vírusoktól, amelyek egy tanácstalan kattintásra leselkednek az árnyékban.

ELVÁLASZTÁS ÉS SZERVEZÉS

A legtöbb e-mail szolgáltatás lehetőséget nyújt több beérkező mappa megkülönböztetésére, mappák és szűrők létrehozására, valamint címkék használatával osztályozza az e-maileket. Így időt spórolunk meg például a személyesen nekünk címzett üzenetek és egy hatalmas kereskedelmi kampány részét képező üzenetek vagy egy közösségi hálózat értesítéseinek elkülönítésénél.

A produktív menedzsmenthez ideális az, ha több mappát készít. A munka ritmusától függően az egyikbe elmentheti azokat az e-maileket, amelyekre a nap folyamán válaszra van szükség, a másikban kevésbé sürgősekre, a másikban olyanokra, amelyeket át kell tekintenie, de nincs szüksége válaszra. A színes címkékkel osztályozhatja őket olyan témák szerint is, mint a környezet, hírek, pénzügyek ...

Lehetőség van egyedi szűrők létrehozására, például arra, hogy a főnök összes e-mailje ugyanabba a mappába csoportosul, vagy blokkol bizonyos ragaszkodókat.

Értesítések törlése

A Michigani Egyetem 2018 végén megjelent tanulmánya, amely az e-mailek okozta zavaró tényezők pszichológiai hatásait vizsgálta a vezetők számára, azt állította, hogy az e-mailek ritkább ellenőrzése elősegítheti főnökként való fejlődését. Ha új értesítést lát, és nem tud ellenállni a konzultációnak, akkor valószínűleg deaktiválnia kell azokat az értesítéseket, amelyek nem igazán sürgősek vagy hasznosak.

A TNS Research Hewlett Packard Labs felmérése szerint minden két-három üzemszünet csökkenti a termelékenységet, és befolyásolja a hangulatunkat és a teljesítményünket is. Az eredmények biztosították, hogy a munkavállalók fele egy órán belül válaszoljon egy e-mailre, miután megkapta azt hogy ilyen gyors válaszra gyakran nincs szükség. Amikor válaszolunk egy üzenetre, tisztában kell lennünk azzal, hogy ez a művelet valószínűleg még egy vagy két e-mailt fog kapni.

Mindehhez a nem fontosak értesítéseinek kiküszöbölése és a napi konzultációs órák meghatározása jó módszer az e-mailben történő behatolások kezelésére, a feladatok rangsorolására és a korlátok megállapítására.

Leiratkozás

Hány üzenetet töröl bontatlanul? Tudja, hogy ha nem is nyomtatja ki őket, az e-mailek is szennyezik? Használja tudatosan a leveleket, és iratkozzon le az Ön által nem olvasott kereskedelmi közleményekről vagy az Ön által nem használt márkák promócióiról, és kímélje meg magát a lényegtelen olvasás idejéből. Minél jobban optimalizálja a beérkező leveleket, annál hatékonyabb lesz a munkája.