A beilleszkedési folyamat (vagy a személyzet bevonása) az emberi erőforrásokkal foglalkozó szakemberek egyik legfontosabb prioritásává vált.
A vállalatok rájöttek, hogy az új alkalmazottak nem maradhatnak saját magukra és így elő kell készíteni érkezésüket, hogy megértsék a vállalat működését, Ismerje meg kollégáit, és ismerje meg munkahelyét. A cél egyértelmű: hogy az újonnan érkezők jól érezzék magukat az első napokban, a lehető leghamarabb elkezdhessék produktivitásukat, és úgy dönthessenek, hogy a cégnél maradnak.
A Brandon Hall Group kutatásai szerint egy jó beilleszkedési folyamat 82% -kal javítja az új alkalmazottak megtartási arányát, és több mint 70% -kal a termelékenységüket. Ez azt jelenti, hogy nagyon komolyan kell vennie a személyzet beiktatását, minden erőforrást a keze ügyében kell szentelnie, és az elejétől a végéig meg kell terveznie egy jól meghatározott folyamatot.
Ebben az útmutatóban elmondunk mindent, amit tudnod kell a sikerhez.
A fedélzeti folyamat négy lépésben
Ha komolyan gondolja a beszállási folyamatot, akkor azt különböző szakaszokban kell megterveznie. Fontos egy átfogó terv kidolgozása, amely tudja, hogyan kell adagolni az információkat, és amely figyelembe veszi az újonnan érkezők különböző pillanatait. Minden szakasz fontos, ezért győződjön meg arról, hogy egyik új alkalmazottja sem téved el útközben.
1. Felszállás előtt: előre beszállás
Mielőtt még állásajánlatot tennénk, fontos kommunikálni a vállalat működését és értékeit az alkalmazottak toborzása és felvétele során. Számos olyan dologra, amelyet a beszállási folyamat során el fognak mondani, már az interjúk során is számolni kell. Mi a vállalat kultúrája? Ki lesz a menedzsered? Melyek az órák és a szabályok a mindennapokban? Ezen információk megosztása segítséget nyújt Önnek és magának a jelöltnek annak értékelésében, hogy össze vannak-e kötve egymással. Ha ezt megteszi, a fedélzeti folyamat már megkezdődött a jobb lábán.
Az előzetes beszálláson belül egy másik fontos szakasz az az álláspont elfogadása és a munkavállaló irodába érkezése között. Ez általában olyan időszak, amikor a munkavállaló nagy lelkesedéssel és vágyakozással indul, de sok kétség merül fel abban is, hogy milyen is lesz valójában az új munkája. Ebben a szakaszban fontos fenntartani a folyékony kommunikációt az új alkalmazottakkal, előre látni, hogy mi lesz a fedélzetre állítás, és elvégezni az összes lehetséges papírt. A Twitter technológiai vállalat például külön hangsúlyt fektet erre az időszakra, amelyet hív "Igen az íróasztalnak" (az "igentől" az ajánlattól egészen az állás "asztaláig" való megérkezésükig).
Ezeket a szempontokat szem előtt tartva, íme öt gyakorlati tipp, amelyek segítenek a fedélzeten történő előkészítésben:
1. Vigyázzon a "munkalehetőségek" szakaszra. Ha időt szeretne megtakarítani, győződjön meg arról, hogy minden állásjelölt tisztában van a vállalat általános működésével, értékeivel és kultúrájával. Tegye ezt jól láthatóan a „munkalehetőségek” weboldalon, kiemelve a vállalatával kapcsolatos egyedi, praktikus és valós információkat.
2. Ne felejtsd el az állásajánlatokat. A vállalatok gyakran elszalasztják a lehetőséget, hogy vállalatuk következetes és motiváló leírását felvegyék az álláshirdetésekbe. Ez a hely azonban nagyon fontos az előzetes beiktatáshoz: használja az üzleti kultúra és a szervezete legrelevánsabb információinak továbbítására. Tegye ugyanezt az állásinterjúkon, és kérdezze meg a jelentkezőket, hogy jól érzik-e magukat egy ilyen jellegű társaságban.
3. Legyen személyes. Az állásajánlat elfogadási időszaka és a cégbe történő megérkezésük között mindenképpen küldjön nekik személyre szabott és barátságos üzenetet. Érezzék otthon őket. Mutasd meg nekik, hogy örülsz, hogy tagjai lesznek a szervezetednek.
4. Végezze el a papírmunkát. Az első munkanap előtt használja ki az alkalmat, és küldje el az összes olyan dokumentációt, amelyet az új alkalmazottaknak el kell olvasniuk és alá kell írniuk. Ide tartoznak a jogi dokumentumok (munkaszerződés, titoktartási vagy alkalmassági záradékok, adózási modell stb.), De az üdvözlő kézikönyv, videók vagy a vállalatról szóló alapvető bemutatók is. Ily módon elősegítheti a munkát, miközben fenntartja velük a kommunikációt.
5. Készítse elő az első napját. Magyarázza el nekik nagyon részletesen, milyen lesz az első napjuk, és mit kell tenniük, mielőtt új munkahelyükre jelentenének.
2. Fedélzeti folyamat: a munka első napja
Az alkalmazott első napjának varázslatosnak kell lennie. Gondoskodnia kell minden részletről, hogy jó benyomást szerezzen, és motiválja és izgassa az újonnan érkezőket. Az összes gyakorlati és logisztikai igény kielégítése mellett fontos, hogy gondoskodjon az emberi aspektusról is. A cél az, hogy arra a kérdésre, hogy hogyan telt az első napod, az alkalmazott mosolyogva válaszolt fülig-fülig. Ez lesz a legjobb tünete annak az izgatott munkavállalónak, aki elindulni és folytatni akarja a vállalatában.
Ennek elérése érdekében íme 8 tipp, amelyeket a legjobb beszállási folyamatok követnek:
1. Logisztika. Tisztázza az új alkalmazottakkal, mit kell viselniük az első napon. Ne felejtsen el pontos helyet, időpontot és kapcsolattartót meghatározni.
2. Válasszon gazdát (angolul, host) amely informálisan irányíthatja az újonnan érkezőt. Az első napon annak a részlegnek kell lennie. Az új alkalmazottak így elkezdhetik bővíteni társadalmi körüket, és jobban megérthetik a vállalat munkamódszerét.
3. Találkozás a menedzserével. Fontos, hogy az új alkalmazottak az első napon találkozjanak közvetlen vezetőjükkel. Gyakran ez lehet az első dolog, amit az irodába érkezéskor tesznek. Ez egy módja annak, hogy fontossá tegyük beépítésüket, és mindenekelőtt elkezdjünk beszélni a célokról, a felelősségről és az elvárásokról. Nincs rosszabb, mint egy első nap, amikor az új alkalmazottak nem tudnak beszélni csapatuk vezetőjével.
4. IT. Győződjön meg arról, hogy a számítógépes berendezésekkel kapcsolatban minden az első nap előtt működik. Ez magában foglalja az e-mail használatát, a helyi szerverekhez való hozzáférést, a munkahelyével kapcsolatos összes szoftver elérhetőségét, a másoló vagy a telefon használatát. Bár egyszerűnek tűnik, a számítógépes problémák átélése az első munkanapon az egyik leggyakoribb (és leginkább frusztráló) hiba a fedélzeti folyamat során.
5. Ismerje a munkaterületet. Bár sok minden nyilvánvaló az Ön számára, elengedhetetlen, hogy az újonnan érkezők tudják, hol van minden és mire való. Sok olyan fedélzeti folyamat során gyakran figyelmen kívül hagyják az olyan kérdéseket, mint például hol vannak a mellékhelyiségek, hogyan működik az italautomata, hogyan vannak lefoglalva a szobák, vagy mi az egyes részlegek telefonszáma. Ügyeljen arra, hogy az új alkalmazottak megismerjék új munkakörnyezetüket, mivel ez biztonságot, nyugalmat és bizalmat ad számukra.
6. Ünnepeld megérkezésüket. Új alkalmazott felvételének az egész vállalat számára nagy ünnepléssé kell válnia. Ennek érdekében küldjön egy e-mailt minden dolgozónak, aki rövid bemutatót tart; tegyen közzé új alkalmazottak fényképeit az iroda falain vagy a konyhában; készítsen névjegykártyáit az asztalán; vagy az első napon informális előadást tart.
7. Találkozzon a vezérigazgatóval. Fontos, hogy az új alkalmazottak ismerjék a vállalat felső vezetőit (és fordítva). Ez a főnökök bevonását szolgálja a beszállási folyamatban, hogy arcot fordítsanak a vezérigazgatóval, és hogy tudják, hogy szükség esetén hozzájuk fordulhatnak. Vállalati kultúrájától függően ez egyszerű kézfogássá és néhány üdvözlő szóvá, vagy akár étkezéssé válhat az első napon.
8. Legyen részlet az új alkalmazottakkal. Az újonnan érkezők figyelmének (akár ragaszkodásának) bármely apró részlete különbséget tehet egy emlékezetes fedélzeti folyamat és egy normális folyamat között. Ez lehet egy póló a cég logójával és a nevével; egy üveg bor; vagy meghívást egy következetes reggelire. Bármi is legyen, érezze őket különlegesnek.
3. Fedélzeti folyamat: az első hét
Az első hét létfontosságú a sikeres új bérleti leszálláshoz. Öt nap hosszú utat tesz meg, és ez idő alatt a munkavállalónak képesnek kell lennie megismerni tanszékének általános működését, tudnia kell a célkitűzéseit, önállóan kezdeni a munkát, kiépíteni a személyes kapcsolatokat és úgy érezni, hogy azonosul a vállalat küldetésével.
Ez az öt tipp segít eljutni oda:
1. Készítsen pontos és ésszerű ütemtervet. A sikeres beilleszkedési program biztosításának legjobb módja az, ha olyan mérföldköveket vagy szakaszokat tervez meg, amelyeket minden új munkavállalónak át kell élnie. Ez mindenekelőtt magukat a munkavállalókat segíti abban, hogy elvárásaikat kezeljék és jól követhető utat kövessenek; másrészt segít abban, hogy megbizonyosodjon arról, hogy mindenki befejezi a beszállást, és nem téved el útközben. Megteheti egy Excel-szel vagy egy ellenőrzőlistával.
2. Adja be az információt. Az egyik leggyakoribb hiba a lehető legtöbb információ kiadása egyszerre, nagyon rövid idő alatt. Az alkalmazottak éppen egy olyan szervezethez érkeztek, amelyet nem ismernek: vegyék könnyedén és adagolják az információkat, rövid előadásokkal, és vegyítsék a társas tevékenységeket más tanulságosabbakkal.
3. A menedzser: minden nap 5 perc. Ügyeljen arra, hogy a menedzser minden nap beszéljen az újonnan érkezőkkel, és a hét végén számoljon. Még akkor is, ha csak 5 vagy 10 perc van (talán első dolog reggel), az új alkalmazottak iránti érdeklődés és a kérdések megválaszolása garantálja a sikeres beszállást. A hét végén végezzen visszajelzést, hogy megtudja, milyen volt a tapasztalata az első héten.
4. Ismerje meg a többi részleget. Fontos, hogy az újonnan érkezők ne kerüljenek egyetlen gettóba sem. Ehhez készítsen elő egy-két napi foglalkozást a vállalat minden csapatának vezetőivel. Így az új alkalmazottak nemcsak bővíteni tudják társadalmi körüket, hanem megismerik a vállalat teljes felépítését is. A hét minden napjára egy másik részlegtől is lehet gazdája; vagy szervezzen étkezéseket különböző csapatok szakembereivel.
5. Készítsen fényképet az alkalmazottakról. Legyen szó saját aláírásáról, a vállalat szervezeti ábrájáról vagy bármilyen más kreatív kommunikációs anyagról, készítse elő fotósát, és ne felejtsen el pillanatképet készíteni minden új munkavállalóról. Ez egy újabb részlet lesz, amely segít abban, hogy a társaság részének érezzék magukat.
4. Folyamatos beszállás
A beszállási folyamat nem ér véget az első héttel. A következő napok és hónapok más típusú tevékenységeket igényelnek az alkalmazottak integrációjának befejezéséhez. Itt az ideje elmélyülni az üzleti modellben és a szektor sajátosságaiban, ugyanakkor személyre szabni a beszállási folyamatot és reagálni az egyes alkalmazottak sajátosságaira. Vannak olyan vállalatok, amelyekben az indukciós programok több mint egy évig tarthatnak.
Annak érdekében, hogy a munka ne maradjon félig készen, figyeljen a következő hat pontra:
1. Az első hónap. Ügyeljen arra, hogy menedzsere hetente (például minden pénteken) kövesse az első harminc napot. Növekedett az új dolgozók ismerete a vállalattal kapcsolatban, de valószínűleg a kérdéseikkel is. Ellenőrizze, hogy elkészítette-e az első hónap ütemtervét, és adjon visszajelzést, hogy folytassa a továbblépést a szervezetben.
2. Egyedülálló kultúra népszerűsítése. A beszállási folyamat során ne felejtsen el különleges lenni. A varázslat fontos. Az új alkalmazottaknak valami nagyobb részének kell éreznie magát, ahol szakemberként és emberként fejlődhetnek. Magyarázza el, mi a vállalat küldetése, és mit tesz a világ javítása érdekében. Használja a társaság néhány egyedi elemét (egy dalt, egy kifejezést, egy logót, egy kabalát, egy ötletet ...), hogy annak érezzék részét.
3. Szakértők a termékeiben. Ha az első napokban és hetekben az újonnan érkezők kipróbálták az Ön termékeit, akkor itt az ideje, hogy alaposan megismerjék őket. Győződjön meg róla, hogy megismerik őket, első személyben tapasztalják meg őket, és megértik minden technikai sajátosságukat.
4. Mutassa be őket az ügyfeleknek. Egy olyan világban, ahol a vállalatok egyre inkább ügyfeleikhez vagy fogyasztóikhoz fordulnak (az ügyfélközpontú koncepció divatos), létfontosságú, hogy az új alkalmazottak arcot tudjanak mutatni velük. Az újonnan érkezőknek nemcsak ismerniük kell társadalmi-gazdasági profiljukat (életkor, jövedelem, hely, tanulmányok, életmód stb.), Hanem tovább kell menniük és együtt kell érezniük vele. Ha lehetséges, és a vállalkozás típusától függően, győződjön meg arról, hogy az új alkalmazottak személyesen találkoznak a vállalat egyik ügyfelével.
5. Folyamatok, folyamatok, folyamatok. A beszállási folyamatok gyakran elhanyagolják a mindennapi munkát irányító szükséges folyamatokat. Hogyan delegálják a feladatokat? Milyen típusú szoftvereket és formátumokat használnak? Mi a házirend, amikor válaszol az e-mailre? Hogyan kérhet egy másik osztályt? Alapvető fontosságú, hogy az alkalmazottak apránként és a beszállási folyamat során tudják ezeket a részleteket, hogy az irodában működhessenek és beilleszkedhessenek a szervezet felszerelésébe.
6. Csapatépítés. Ne felejtse el minél jobban ösztönözni az új alkalmazottak szocializációját. Legyen szó informális étkezésekről, péntek délutáni játékos tevékenységekről vagy sportversenyeken való részvételről, a beszállási folyamatnak tartalmaznia kell az emberi és a társadalmi integrációt. Az első három hónapban például tanácsos valamilyen csapatépítést végrehajtani, hogy az alkalmazottak a csapat részének érezzék magukat.
Bónusz: két tipp a beszállási folyamat kiválóságának eléréséhez
1. Gamify a fedélzeten. Ha azt szeretné, hogy alkalmazottai egyedi, innovatív és eltérő tapasztalatokkal rendelkezzenek, fogadjon a játékra a fedélzeti folyamat során. Az olyan testreszabható videojátékok, mint az ADA, új munkatársakat kötnek és motiválnak, miközben megismerik a vállalat történetét, a kiadási politikát, az értékeket vagy a kultúrát. Ebben az értelemben a gamification valami általában unalmas dolgot (az ipar technikai aspektusait, megfelelést, pénzügyi szabályozást stb.) Lenyűgöző kalanddá varázsolhat.
2. Kérjen visszajelzést a fedélzet javítása érdekében. Az elejétől a végéig ne felejtsen el mindent megmérni, ami a fedélzeti folyamat során történik, és kérjen új alkalmazottaktól visszajelzést. Idővel végezzen több felmérést (az első hét, az első hónap, az első negyedév), és mérje meg az elégedettség szintjét. Mi a gyenge pont? Hol akadnak el az újonnan érkezők? Milyen területeken tudsz fejlődni? Ügyeljen arra, hogy őszinte válaszokat kapjon az új alkalmazottaktól, mert ők lesznek azok, akik a legjobb ötleteket adják a fejlesztésre.