Frissítve 2020. szeptember 30-án • 16:03

microsoft

Az irodai automatizálással kapcsolatos folyamatos munkánk során, amelyet ma végzünk, ezek közül sok a legnépszerűbb szövegszerkesztőre összpontosít, Microsoft Word. Így ezek az itt létrehozott dokumentumok az idő múlásával bonyolultabbá válnak, és így méretükben is.

Így, a fent említett alkalmazás használatától függően, néha jó mennyiségű nagy súlyú Doc fájlt találhatunk. Ezenkívül ez különösen érezhető lesz, ha ezek a fájlok, amelyekre hivatkozunk, tele vannak fényképekkel, táblázatokkal, alakzatokkal vagy grafika, és nem csak szöveg. Valójában néha találunk dokumentumokat Szó amelyek a vártnál nagyobb videotartalmat valósítanak meg.

A nagy Word fájlok egyszerű kezelésének módjai

Mivel könnyen elképzelhető, a program és a többi szövege nem sokat nyom, de a többi multimédiás komponens igen. És ha mindehhez hozzátesszük, hogy sok ilyen jellegű fájllal dolgozunk együtt, ez problémát jelenthet. Adott esetben, ha szeretnénk vagy szükségünk lenne a dokumentumok megosztására, küldje el őket Internet, vagy csak megmenteni őket, meg kell tennünk néhány lépést.

Az egyik leglogikusabb az, ha megpróbálja csökkenteni ezeknek a fájloknak a méretét, amennyire csak lehetséges. Ezért ennek eléréséhez, amelyet javasolunk, az egyik feltétel, amelyet először is figyelembe kell vennünk, a használni kívánt formátum. Mivel sokan már kézből tudják, főszabályként ez a Microsoft program használja a kiterjesztéseket DOC és a DOCX.

A Word-dokumentumok maximális mérete a fájl formátumától is függ. A Word újabb verziói a DOCX formátum, míg a régebbi verziók a DOC-t használják. Tegyük fel, hogy a csak szöveget tartalmazó Word-dokumentumok maximális fájlmérete 32 megabájt, ami érvényes a Word 2007-es és újabb verzióiban létrehozottakra is.

Ugyanakkor azt kell tudnunk, hogy az említett DOCX fájlformátum belsőleg jobban kezeli a tárolt tartalmakat. Ezért, amikor megpróbálunk helyet megtakarítani, és hogy a fájl önmagában kicsit kisebb súlyú, használjuk ezt a típust, amelyet említettünk. Valójában a Word-hez alternatív irodai alkalmazások közül sok már áttér a DOCX-re, hogy javítsa felhasználói élményét.

Figyelje a dokumentumok méretét

Az az igazság, hogy ez sok hely csak szöveg használatára, de nem annyira, ha videókat vagy képeket is beillesztünk. És ez az, hogy amikor ezeket az elemeket hozzáadja egy ilyen típusú fájlhoz, akkor a fájl maximális mérete akár fél giga (512 megabájt) is megnövekedhet. De ahogy el tudod képzelni, ez a dokumentum súlya Szó, egy kicsit a tetején, ezért óvatosan kell megközelítenünk ezt a méretet. A szerkesztőben rendkívül nehéz ezt a tartományt használni, különösen, ha a Doc fájl nagy része képeket vagy videók.

Minden a számítógép erejéig, vagy a Word adott pillanatban rendelkezésre álló erőforrásaitól is függ. Nyilvánvaló, hogy a dokumentum méretének első kézből történő ellenőrzéséhez ezt megtehetjük a Fájl böngésző Ablakok. Ennek ellenőrzéséhez a Word elhagyása nélkül a Fájl/Információ menüpontból is megtehetjük. Itt különféle adatokat fogunk látni a dokumentumról, például a szerzőkről, a szavak száma áram vagy méret.

Hasonlóképpen, feltételezve, hogy rendszeresen dolgozunk nagyszámú ilyen típusú irodai fájllal, használhatjuk magát a Windows Intézőt is. És ez az, hogy amint azt a legtöbben el tudják képzelni, elég, ha megjelöljük az összes Word fájlt, amellyel foglalkozni fogunk, hogy egy pillanat alatt megismerjük a készlet méretét. Nyilvánvaló, hogy ugyanezt elvégezhetjük a szövegszerkesztő fájljaival is, de külön-külön.

Hogyan csökkenthető a Word fájlok mérete

Ezen a ponton állítsa be, hogy néhány módon csökkentheti a Word-dokumentum méretét. Ez nagyon hasznos lehet, ha a fájl nehezen használható, összeomlik a program, vagy azt tervezzük, hogy megosztjuk az interneten. Így ennek elérésének egyik leggyorsabb és leghatékonyabb módja a régi dokumentumok új formátumba, DOCX-be konvertálása. Csak ezzel már megfigyelhetjük a méret jelentős javulását. A modernebb és fejlettebb DOCX fájlok ugyanis automatikusan tömörítenek bármelyiket tartalmát további, mint a képek.

Ehhez csak meg kell nyitnunk a dokumentumot a Word-ben, majd a File/Information/Convert gombra kell kattintanunk, ez az opció csak a Doc régi verzióival jelenik meg. Egy másik szempont, amelyet figyelembe kell vennünk, az a képek a dokumentumban. Mondván, hogy ez befolyásolhatja a fájl méretét is. Például, ha a fotókat közvetlenül az oldalra illesztjük, a Word átalakítja őket bmp formátum. Ezért tudnia kell, hogy ez a speciális formátum lényegesen nagyobb, mint mások, például a JPEG.

Ezért ajánlott kézzel hozzáadni őket a Beszúrás/Képek menüből, hogy optimálisabb formátumot válasszunk, például a fent említett JPEG-t. Figyelembe kell vennünk azt is, hogy a legtöbb esetben az egyik vagy másik formátumban mentett képek minősége nagyon hasonló lesz. Mindez annak ellenére, hogy ezek a fotófájlok néha jelentős eltéréseket mutatnak, amikor a BMP-ről JPG-re mennek, ezért érdemes lesz változtatni.

Tömörítse a dokumentumok tartalmát

Abban az esetben, ha vannak tömörítetlen fájlok a Doc-ban, amin dolgozunk, mindig lehetőségünk van mindet egyszerre tömöríteni. Ez, mint könnyen gondolható, látszólag optimalizálja a kapott fájlok méretét. Ennek eléréséhez, amelyet kommentálunk, először a Fájl/Mentés másként/Eszközök menüpontra lépünk.

Itt találjuk meg a keresett opciót, az úgynevezett Compress képeket, ahol rákattintunk. Ezután megjelenik egy új ablak, ahol már lehetőségünk van kiválasztani a képminőséget, amelyet bármelyikhez használni szeretnénk Fénykép azon a dokumentumon, amelyen most dolgozunk.

Ilyen módon abban az esetben, ha a legkisebb méretet szeretnénk elérni archívum lehetséges, kiválasztunk 96 PPI-t. De természetesen tudnia kell, hogy ebben az esetben a képek rosszabbul fognak kinézni, mint eredetileg. Míg az előző pontban elmondtuk, hogy a BMP-ről JPG-re történő áttérés aligha befolyásolja a dokumentum képeinek minőségét, itt ez más. Ezért ebben a részben kissé körültekintőbbnek kell lennünk, mert előfordulhat, hogy ezeknek a fényképeknek egy része, ha túlságosan összenyomjuk őket, leállítja az olvashatóságot, ami problémát jelenthet. Ezért azt javasoljuk, hogy próbálja ki az itt bemutatott különböző tömörítési szintek között, hogy megtalálja az egyes esetekben a legmegfelelőbbet, vagy az érdekel minket a legjobban.