A termelékenység hiányának egyik fő oka, legyen az munkahelyi vagy személyes, a nem megfelelő prioritások meghatározása. Mi a prioritás? Milyen feladatokat kell először elvégeznünk, és melyeket hagyjuk a hét végére? Hogyan lehet rangsorolni? Mi van, ha minden sürgős és fontos?

A prioritási mátrix egy olyan eszköz, amely segít abban, hogy eldöntsük, mi a legsürgősebb, legfontosabb és milyen munkamenetet kell követnünk, hogy célkitűzéseinket időben teljesítsük, köszönhetően a kritériumok sorozatának numerikus súlyozásának.

Ez elméleti meghatározás lehet. De nézzük meg, mi is igazán prioritás számunkra, hogyan használhatjuk ezt a probléma-prioritási mátrixot vagy prioritási táblázatot, hogy igazítsuk azt valós szükségleteinkhez. A cikk befejezése mindenki számára elérhető alternatívákkal, amelyek szintén segítenek céljaink elérésében.

lehet

Mi a prioritás?

Gyakran előfordul, hogy olyan időket élünk át, amikor a munka mennyisége annyira meghaladhat minket, hogy végül blokkolva és a valós képességeinknél jóval alacsonyabb szinten teljesítünk. Így kegyetlen frusztrációt vált ki belőlünk.

Ez bekövetkezhet, vagy azért, mert nem tudjuk, mi az igazán prioritás, vagy mert miután megterveztük az általunk prioritásnak tartott feladatokat, mindig megszakadnak a „sürgős tűzoltók”, amelyek végül a naptárunkat égetik el.

A legjobb ezekben az esetekben a Egyensúly tudni, milyen feladatokat kell terveznem, mit kell mondj nemet', és milyen tevékenységeket kell elkezdenem abban a pillanatban, anélkül, hogy meg kellene terveznem őket. Még hogy mi a helyzet jobb delegált, egy másik fontos szempont a munka termelékenységében, mindaddig, amíg azt helyesen végzik.

Ugyanebben a blogban Jeroen Sangers elmagyarázza, hogy "A prioritásokat nem kell meghatározni, hanem figyelembe kell venni" a Hogyan állítsd prioritásokba a feladataidat, amikor minden sürgős és fontos?

Tehát egy feladat prioritás, amikor segít elérni átfogó célunkat. Tehát fontos. A lehető leghamarabb el kell végezni, mert ettől függ más tevékenységek. Várakozási feladatok, amelyek szintén ezt az általános célt követik.

Ebbe a két szempontba belefoglaljuk az általános perspektívát, mint a döntések meghozatalának fő szempontját. Anélkül, hogy szem elől tévesztenénk általános, hosszú távú célunkat. Ennek alapján minden embernek megvan a maga példája a prioritásokra, anélkül, hogy a tökéletes hatékonyságtól függene minden szabály.

Hogyan készítsünk probléma-prioritási mátrixot?

És a gyakorlatban hogyan lehet a feladatokat rangsorolni? A projektek rangsorolási mátrixa segíthet abban, hogy eldöntsük, mely tevékenységek kulcsfontosságúak számunkra, köszönhetően a tevékenységek súlyozásának, lebontásának, elemzésének és csoportosításának.

Kevés szakember ül a feladatlista előtt, és szán egy pillanatot az egyes elemzésre a tevékenységek elemzése és osztályozása érdekében. Időről időre meg kell állnunk és gondolkodnunk kell: „ez a feladat ebbe az általános tevékenységbe tartozik, ezért rendelkezik„ X ”prioritási szinttel, ez a másik megfelel annak a tevékenységcsoportnak, ezért prioritási sorrendünk szerint osztályoznunk kell „X” súlyozással.

Ezért az általunk követett lépések az igényeinknek megfelelő prioritási mátrix elkészítéséhez a következők:

  1. Azonosítsd a általános célkitűzések stratégiai tervének.
  2. Hozzon létre egy tevékenységek listája hogy segítsen elérni ezeket a célokat.
  3. Megállapít néhány paramétert, amelyek azonosítják a az egyes célok fontossága. A példában a SEO vagy a konverziós célok (pontok 1-től 10-ig) fontosabbak, mint az Onboarding és a Social Networking céljai (1-től 5-ig).
  4. Egyesítsd őket!
  5. Utoljára, add össze őket és azonosítsa, mely tevékenységek a legfontosabbak és legfontosabbak az Ön számára.

Ebben az esetben a saját/harmadik féltől származó tartalom írása nagyobb prioritást élvez, az általunk követett általános célok alapján, ezért a feladatlista tetejére helyezzük. Aztán ott lenne a menedzsment a közösségi hálózatokban, majd a képzési tartalom kibővítése.

Ily módon mindig szem előtt tartjuk azt a perspektívát, hogy „mit keresünk?”, „Mit akarunk elérni?” Nos, összpontosítsuk erőfeszítéseinket azokra a tevékenységekre, amelyek segítenek elérni ezt.

Ez a mátrix tökéletesen szolgálhat a kockázatok prioritásainak minél objektívebb végrehajtásához, vagy egy projekt prioritási mátrixhoz is, amely segít megismerni a projektek rangsorolását.

Prioritási sorrend az Eisenhower alternatíva szerint

A népszerű Eisenhower mátrix prioritási szintek szerint rangsorolva:

  • Sürgős - fontos
  • Sürgős - Nem fontos
  • Nem sürgős - fontos
  • Nem sürgős - nem fontos

Ebben a mátrixban, amelyet a Sinnaps projektmenedzser szolgáltatott, több példát találhatunk a prioritásokra, ezt a négy kritériumot követve. Emellett láthatjuk, hogy milyen hatással jár az ilyen típusú feladatok elhelyezése az egyes kvadránsokban.

Eisenhower-mátrix

Prioritási sorrend a Sinnaps alternatíva szerint

Van egy másik típusú módszer a munka rangsorolására. Ez az, amely ingyen használja a Sinnaps tervezési és kezelési alkalmazást.

A tevékenységek közötti kapcsolatok, a kitűzött határidők és időtartamuk megmondják, hogy milyen feladatsorrendet kell betartanunk, hogy időben megérkezzünk.

A legegyszerűbb módon megtervezhetjük és rangsorolhatjuk a feladatok listáját. Először is készíthet egy prioritási mátrixot, amelyben meghatározza azokat a feladatokat, amelyek az Ön általános célját követik, másrészt megtervezi és kezelheti őket ebben az intuitív és könnyen használható eszközben.

Tevékenységi táblája a Kanban-on alapul, és bemutatja az elvégzendő, befejezett, folyamatban lévő és a későn végzett tevékenységeket. Ezenkívül rendelkezik egy naptárral, amely nemcsak a tevékenységeket, hanem az erőforrásokat és költségeket is megtervezi és kezeli.

A sürgős vagy nem tudás többé-kevésbé egyszerű lehet az ügyfél, a főnök vagy más külső ügynökök által megadott határidők és egyéb előírások révén. A fontos tudása azonban egy kicsit több erőfeszítést igényel részünkről.

A rangsorolási mátrix a leírt többi alternatívával együtt segíthet a felderítésben, de nekünk kell először azonosítanunk a valós szükségleteinket. Miért kelünk fel minden reggel és megyünk dolgozni? Igen, hogy legyen jövedelmem a hónap végén, de ennek eléréséhez mi kell valójában?

Bontja le, elemezze, csoportosítsa a tevékenységeket fő céljainak megfelelően és tervezze meg őket;)

A Sinnaps kommunikációs és marketing igazgatója. Digitális marketing és tartalommarketing szakember.