Az ellenőrzés hiánya a változó kiadások terén mintegy 1000 millió euró levonható héa kiesést jelent a kkv-k számára. A meghatározott irányelv lehetővé teszi az Ön által elköltött pénz optimalizálását, különösen éttermek és kereskedelmi látogatások esetén.

juttatások

Nyugta, amelyet elfelejtett taxiban rendelni, jegy egy étteremből, amely a kabát zsebében végzett vegytisztítás során megsemmisült, vagy egy parkoló nyugtája, amely a látogatás után keletkező összes dokumentáció között rosszul helyezkedik el ügyfélnek. Ez minden olyan munkavállaló mindennapi élete, aki munkájából adódóan kiadásokat generál egy vállalat számára, annak méretétől függetlenül, és aki e költségek elszámolását nem megfelelően számolja el.

Az ellenőrzés hiánya miatt a kkv-k évente mintegy 1000 millió eurót veszítenek levonható héából. Ez túl nagy összeg az egyértelmű és meghatározott programok végrehajtásának elmaradásához, amely jelentős tőkeinjekciót jelentene. Így tartja José Manuel Gil, a Deusto Business School professzora és a változásmenedzsment szakértője "problematikusabbnak, mintha nem alakítottak volna ki belső politikát, még arról sincs elképzelésük, hogy merre halad a pénzük. költségeiket, de a változókban továbbra is igazolhatatlan káosz van ".

їHogy költik a kkv-k a pénzüket?

Hogy minderre fényt derítsen, a Numsight nemzetközi tanácsadó cég tanulmányt készített a Sodexo számára, amely elemzi, hogy az irodán kívül mozgó pénz melyik fejezetbe tartozik. "Az ismeretek hiánya, amely az ellenőrzés hiányához kapcsolódik, és a rossz vezetés a spanyol vállalatok két fő hiánya ebben a kategóriában" - mondja Franзois Gaffinel, a Sodexo Benefits and Incentives vezérigazgatója.

A legkisebb cégek alkalmazottai évente legfeljebb 4000 eurót költenek

Úgy tűnik, hogy a kisebb szervezetek - akik kevesebb, mint 50 alkalmazottal rendelkeznek - gyomor győzelmet aratnak, mivel ők az üzleti ebédeket töltik a legtöbbet. A benzin nagyon szorosan kapcsolódik egymáshoz, mivel ezeknek a vállalatoknak sokaknak vannak regionális ügyfeleik, beszállítóik és értékesítési képviselőik főleg rövid körzetben látogatnak el.

Ráadásul a legkisebb vállalatok dolgozói a legszerencsésebbek, mert tízből csaknem hatnak évi 4000 eurója van, ez a szám 2000 euróra csökken a nagyvállalatok esetében. "Ez nem azt jelenti, hogy a spanyol kkv-k pazarlóak. A kettős költségvetést a kisebb vállalatok sajátosságai magyarázzák, amelyekben mindenki szinte mindent megtesz, és kevesebb ember költi el" - magyarázza Gaffinel.

їHogyan lehet megszaporítani a pénzt?

Miután a vállalatok tisztában vannak azzal, hogy hova kerül a költségvetésük, ideje optimalizálni azt. "Bár ez nagyban függ az ágazattól, a változó kiadások soha nem haladhatják meg a 15% -ot, jobb, ha nem érik el a 10% -ot" - tanácsolja a Deusto Business School szakértője. Így a nagyszámú értékesítési képviselővel rendelkező vállalat felveheti a kínálat legmagasabb részét, mivel forgalmának nagy része utazásától függ. Például egy fodrászban "megengedhetetlen" lenne.

Ezen erőfeszítések költségvetését évente kell meghatározni, bár kellő rugalmassággal, hogy azt havonta ki lehessen igazítani. A KKV előre tudja, mikor vannak például azok a vásárok, amelyeken az adott évben részt vesz, és ezért mikor emelkedik ez a szám.

hatMit lehet fizetni?

Mielőtt az alkalmazottak utcára lépnének, tisztában kell lenniük azzal, hogy mire és hogyan költhetik el a társaság pénzét. "Ezt nagyon jól meg kell határozni a felső vezetők számára is. Számos mikrovállalkozásnál az üzleti és személyes igények túlságosan diffúzak, és vállalati költségeiket nem számolják fel. A vezetőknek azt kell feltételezniük, hogy nem a pénz jön ki a zsebükből, mivel ha rosszul alakulnak a dolgok, a bíró felelősségre vonhatja őket vagyonelkobzással "- figyelmeztet Josei Manuel Gil.

A pénzügyi osztálynak találkoznia kell az összes érintett területtel

Ezért elengedhetetlen egy találkozó a pénzügyi osztály és a felelősök alárendeltjeivel a kiadás jogával. Indokolniuk kell, miért van ez a joguk ezeknek az embereknek, és szembe kell nézniük azzal a naptárral, amely tükrözi azokat a hónapokat, amelyekben a legmagasabbak az igények.

Ennek az értekezletnek egy dokumentumot is készítenie kell, amely meghatározza a belső politikát: mikor, hogyan, hol és milyen mértékben. Ezzel elkerülhetők a feldolgozással kapcsolatos problémák, valamint az alkalmazottak és a kiadások jóváhagyásával megbízottak közötti viták.

Egy másik, előre meghozandó döntés az, hogy milyen képletet kell elfogadni. "Az étrendeket, amelyeket általában az alacsonyabb kategóriájú alkalmazottak szoktak használni, a kkv-knak könnyebb kezelni és ellenőrizni, mivel ez fix összeg" - mondja a Deusto Business School professzora. Ugyanakkor elismeri, hogy a zárt figura megállapítása alkalmanként azt eredményezheti, hogy a szervezet a szükségesnél magasabb kiadásokat vállal.

їLehetséges csökkenteni a papírmunkát?

Az e tevékenységek által létrehozott összes dokumentáció kezelése nem könnyű. Szüksége van egy elkötelezett adminisztrációs részleg szakemberére (néha kizárólag), hogy ellenőrizze a számlákat, könyvelje azokat és fizessen. Ezt az időt az alkalmazottaknak is be kell fektetniük költségkimutatásuk kitöltésekor.

A jegyek számítógépesítése elősegíti a gyorsabb és hatékonyabb ellenőrzést

E problémák minimalizálása érdekében a kkv-k választhatnak olyan számítógépes lehetőségeket, amelyek közvetlenül összekapcsolják a fizetést az ERP-rendszereikkel. Az egyik a Sodexo által a Business Pass, a Visa kártya révén felajánlott kártya, amely a fizetés lehetővé tétele mellett egy teljes számlát generál, amelyet elektronikusan a vállalatnak küld el.

Azok, akik inkább nem adnak munkavállalóiknak vállalati igazolványt, módjukban áll számítógépesíteni a költségeket a mobilalkalmazásokban. Ebben az esetben a jegyeket mobiltelefonnal kell lefényképezni, és az alkalmazás fogja kinyerni a releváns adatokat az áfa-elszámoláshoz.

"A korábban manuálisan elvégzett feladatok automatizálásával lehetővé válik az idő termelékenyebb felhasználása, elkerülhetőek a jelentési hibák, mind saját, mind az alkalmazottak részéről, és az információkhoz egyszerűen hozzáférhetünk" - emeli ki Oier Marigil, a A PaoPao Digital, amely elindította a Sabbatic alkalmazást. Mindezeket az adatokat egy weboldalon tárolják, amelyet a költségelszámolás kezelésében és jóváhagyásában részt vevő összes személy megtekinthet.