A logisztika egy esemény alapvető technikája. Ez a szükséges eszközök összegyűjtéséből áll (a tervezési feladatoktól az erőforrás-gazdálkodásig) egy olyan komplex folyamat végrehajtásához, mint például egy ilyen jellegű esemény megszervezése.

eseményben

Az eseményen a logisztika és a termelés célja az összes alkatrész hatékony irányítása, hogy a fő célok és az igények teljesüljenek. Egy esemény megtervezésekor elengedhetetlen darab, ha meg akarja elégíteni az arra járókat. Mint minden szervezeti folyamatban, az esemény logisztikájának a következő szakaszokat kell követnie:

Definiálja az eseményt

Az első lépés annak meghatározása, hogy milyen típusú rendezvényt szeretnénk szervezni: kongresszus, sajtótájékoztató, bemutatóterem, vásár, termék vagy márka bemutatása stb. Mi az ünnepe kiválasztott dátuma, milyen helyen vagy helyen kerül megrendezésre, milyen a profilja a résztvevőknek, ha lesznek VIP vendégek, előadók vagy előadók, és ami a legfontosabb, milyen költségvetésünk van és mely szponzorokat fogjuk megszámolni.


Jelölje meg a gólokat

Nagyon fontos, hogy az esemény célkitűzései minőségileg és mennyiségileg mérhetőek legyenek. Ebben a szakaszban kulcsfontosságú a munkacsoportok meghatározása a funkciókkal és a koordinátorokkal.

Tervezés és gyártás

Az esemény előtti logisztika a legfontosabb. Minden fejlesztés és az azt követő szakaszok ettől a fázistól függenek. Meg kell szerveznie a személyzetet, meg kell határoznia és ki kell választania a beszállítókat, és folyamatos kapcsolatot kell fenntartania az összes fél között. Fontos tudni, hogy a logisztika nemcsak világítást, zenét és mindezeket az elemeket foglalja magában; Kitér a rendezvény dinamikájára is: a szervezők tevékenységeire és a szerződéses szolgáltatásokra, például vendéglátás, pincérek, meghívók, fogadás vagy akkreditációk, többek között.

Elengedhetetlen egy logisztikai terv elkészítése is, amely magában foglalja a közlekedési, jelző és biztonsági rendszereket.

Grafikai és reklámanyagok tervezése

Fontos, hogy a fényképezés, a reklám, a marketing és a díszletanyag minden tervezése elkészüljön, amelyet jó előre felhasználni fognak. Az adatbázisok naprakészen tartása a meghívók elküldéséhez egy másik feladat, amelyről az eseményt megelőző hetekben gondoskodni kell.


A montázs

Ez a szakasz magában foglalja a berendezések, anyagok, technológia, dekoráció, audio, video stb. Összeszerelését és elrendezését. amelyet felhasználni fognak, valamint az esemény során dolgozó emberek csoportja.

A kivégzés

A rendezvény napján mindennek a terveknek megfelelően kell mennie: a tevékenységeket a megállapított dátumnak és időpontnak megfelelően kell elvégezni. Itt a logisztika nem csökkentheti az őrségét, mivel mindenkinek figyelemmel kell lennie minden előre nem látható eseményre, és hogy minden felmerülő probléma gyorsan megoldható. Maga az esemény kivitelezése magában foglalja a résztvevőket és a jelenlévőket, akik élnek és megosztják a különböző tervezett tevékenységeket.

Az esemény vége

A rendezvény lezárása kreatív és innovatív módon, akár wow hatással is végződhet, a jó tervezés és logisztika utolsó simításaként.

Szétszerelés

Az összes felszerelést szétszerelik, eltávolítva az esemény során felhasznált anyagokat és elemeket. Megfelelő kiürítésnek kell lennie a károk vagy balesetek elkerülése érdekében. Alapvető fontosságú, hogy a berendezések és létesítmények leszállítása és visszaszállítása előtt végleges felülvizsgálatot végezzünk ugyanazon feltételek mellett, mint amelyekben azokat átvették.


Az esemény utáni szakasz

Az esemény befejeztével és a következő napokban értékelni kell az eredményeket, meg kell állapítani a kitűzött céloknak való megfelelés mértékét, és meg kell mérni a jövedelmezőséget.

Ez a szakasz magában foglalja a jelentések elkészítését, az értékelést, az esemény emlékeit, a résztvevők és a vendégek kérdőíveit, a beszállítóknak történő kifizetéseket, valamint a személyzet és a résztvevők köszönetének elküldését.

Mindezek a fázisok az optimális logisztika részét képezik egy esemény megszervezésében, és elősegítik a tervszerű lebonyolítást és a sikert.